Naučite da koristite dijagram riblje kosti

Jedan od vrlo efikasnih metoda pronalaženja uzroka problema i načina njihovih rešavanja je tzv. Ishikawa dijagram ili dijagram riblje kosti.

Proces istraživanja uzroka problema je u osnovi isti, bez obzira na industriju u kojoj delujete i bez obzira na problem o kome se radi. Najbolje je sakupiti tim ljudi koji imaju prave veštine, znanja i iskustva o problemu, da zajednički identifikuju sve razloge zbog kojih se problem mogao pojaviti. U slučaju problema viška (ili manjka) zaliha najbolji sagovornici su svi oni koji su na bilo koji način povezani sa zalihama: nabavka, skladište, prodaja i isporuka kupcu, ali i finansije koje evidentifikuju finansijski teret zaliha.

Savet broj 1: kako pojesti slona?

Ako je popis članova vašeg idealnog tima predugačak, možda je problem previše složen da biste ga rešili odjednom, pa razmislite o razbijanju problema u više delova. Ponekad na radionicama na kojima pokušavamo da identifikujemo uzroke pojave viška zaliha izađu i problemi koji su više-manje generički (oni posredno imaju veze sa problemom zaliha, ali isto tako i sa drugim problemima u organizaciji). Tako se, na primer, često na radionicama pojave uzroci kao što su slaba komunikacija, loše ili nikakvo planiranje i slično. Ovo je dobro kao 'aperitiv' za početak pravog dijaloga, ali je potreban dobar moderator da se ne ode previše široko.

Kada ste sakupili svoju reprezentaciju, potrebno je usaglasiti se oko toga šta je u stvari problem.

Vreme za kolače!

Uzmimo primer pečenja kolača. Problem bi mogao da glasi: 'Kolači su ponekad prepečeni, a ponekad sirovi i moramo ih baciti'. Možda je ovo dovoljno detaljno, ali verovatno bi bilo dobro ići još detaljnije i pitati se 'šta', 'gde', 'kada' i 'koliko' kako bismo bolje razumeli problem. Poboljšana verzija prikaza problema mogla bi da glasi: '4% okruglih čokoladnih kolača je prepečeno, a 0,5% je sirovo i moramo ih baciti'. U ovom slučaju možda bi bilo najbolje da poslušamo dobrog starog Pareta i da se koncentrišemo na onaj veći problem, a problem sirovih kolača pokušamo da rešimo neki drugi dan (ili će se u najboljem slučaju rešiti sam od sebe).

Kada se vratimo sa kolača na logistiku i pokušamo da analiziramo primer tačnosti zaliha, problem bi mogao biti da se na inventuri pojavljuje veoma mnogo grešaka, ali da se manjak javlja na mnogo više artikala nego višak, kao što je navedeno na sledećem primeru:

Savet broj 2: šta god se pomeri, to merite!

Ako ne možete da izmerite vaš problem, razmislite o prikupljanju podataka pre nego što krenete dalje. Ne zaboravite da vam je cilj da što češće donosite odluke na osnovu činjenica, a što manje na osnovu osećaja i na taj način utvrdite koren uzroka problema.

Nacrtajte dijagram riblje kosti kao šablon na flip chart ili na veliku ploču, na kojoj ima dovoljno prostora. Najpraktičnije bi bilo pisati na papiru, jer se on može zamotati i odneti do sledećeg sastanka.

Riba se čisti od glave

Problem je napisan na 'glavi' ribe, a četiri ili pet glavnih uzroka problema dolaze na leđnu kost. Obično se uzroci dele na tzv. 5M:

1. Man - uzroci problema mogu biti ljudi: svi koji su uključeni u proces (zaposleni, menadžment, partneri);
2. Machine - uzroci problema mogu biti u tehnologiji (mašinama) ili nepravilnom korišćenju iste;
3. Material - uzroci se mogu skrivati u specifičnostima sirovina, delova, pribora... koji se koriste za odvijanje procesa;
4. Method - problem može biti u tome kako se proces odvija i koji su posebni zahtevi (politika, procedure, pravila, propisi i zakoni);
5. Measure (merenje) - problem može biti u tome kakav je kvalitet podataka generisanih iz procesa koji se koriste za procenu kvaliteta.

Savet broj 3: orada ili pastrmka?

Ne postoji pravi način da to učinite - ono što vam je zaista potrebno je pet kostiju. Napravite riblju kost tako da na nju stane problem, i - prijatno! Sada je na vašem timu da dođe do što više razloga zašto se pojavio problem.

Savet broj 4: problemi, problemi!

Zadatak tima je da svako individualno napiše razloge problema na post-it papiriće - jedan problem po papiriću - za, recimo, 10 minuta. Tada, kao tim, razloge stavljate pod svaki naslov glavnog uzroka, izgrađujući detaljnu sliku zašto se problem događa. Ako je vaš tim relativno mlad - novoformiran, razmislite o korišćenju razbijača leda ('icebreakers') ili kreativnog 'brainstorminga' ideja za zagrevanje.

Savet broj 5: oh, zašto, zašto, zašto..?

Setite se da su ljudi prirodni rešavači problema, ali mogu da potroše godine i godine kreativnog rada da bi rešili neki rutinski problem. Kada tim zapadne u kreativnu blokadu pomozite mu da dođe do korena problema pitajući: 'Zašto, zašto, zašto?' Koristite metodu tri zašto ili pet zašto dokle god ne dođete do stvarnog korena svakog problema.

Završili ste detaljan dijagram riblje kosti i pitali ste tri (ili pet) puta 'zašto' za svaki razlog. Šta dalje? Postoji verovatno nekoliko uzroka koji stoje kao najverovatniji uzroci i sada je pravo vreme da preduzmete neku akciju. Možda je potrebno dalje praćenje i prikupljanje podataka kako bi se uspostavila čvrsta veza između korena uzroka problema i posledice ili se morate osloniti na zdrav razum i 'dobar osećaj' u vezi sa tim gde početi. Bilo kako bilo, imaćete jasniju sliku problema i toga šta mu je uzrok i uložićete vreme i novac u pravo rešenje.

Autor: Antonio Zrili, član Uprave za strategiju i razvoj, Logiko