Od nabavke do isporuke robe - Kompanija "AB Soft" uspešno implementirala softversko rešenje u "Tehnomaniji"

Saradnja "Tehnomanije" i "AB Softa" je počela 2011. godine. "AB Soft" je pred sobom imao složen zadatak da softverskim rešenjem podrži kompleksnu organizaciju poslovanja kakvu ima "Tehnomanija".

Na početku projekta implementacije novog informacionog sistema definisani su poslovni procesi za koje je "AB Soft" trebalo da izradi namenska rešenja, koja će u kombinaciji sa standardnim "AB soft ERP sistemom" podržati protok informacija u poslovnim procesima "Tehnomanije". Projektovanje, izrada softvera, implementacija, migracija podataka i obuka zaposlenih realizovali su se paralelno sa svakodnevnim tekućim aktivnostima u "Tehnomaniji" - bez prekida rada maloprodaja, ili zastoja u radu službi nabavke i ostalih vitalnih delova firme. Paralelno sa implementacijom "AB Soft" softverskog rešenja vršene su pripreme tehničke strukture. Instalalirana je nova "Microsoft" platforma, podešene su nove komunikacije maloprodajnih objekata sa višim nivoom bezbednosti, instaltalirane su namenski rađene aplikacije na mobilne uređaje, napravljena je posebna komunikacija sa internet prodavnicom. Ceo novi informacioni sistem, softversko rešenje, hardverska infrastruktura i obučenost korisnika su testirani više puta, kako bi sve bilo spremno za prelazak sa starog na novi sistem, bez prekida u radu. Tako je u junu 2012. godine po završetku druge smene rada maloprodaja, završeno poglavlje rada u starom poslovnom softveru, a jutarnja smena je počela rad u novom informacionom sistemu.

Nabavka se radi na osnovu podataka o prodaji i zalihama po prodavnicama i magacinu. Usled čestih promena koje diktira proizvođač, ali koje zahteva i održanje konkurentnosti na tržištu, ovaj proces je veoma osetljiv. "AB Soft" rešenje u ovom delu obezbeđuje niz automatizacija u obradi podataka iz celog sistema. Na osnovu zadatog perioda, po objektima se prikazuje prodaja, trenutni lager, kao i informacije o poslednjim ulazima, kako bi se dobila informacija o starosti lagera. Prilikom formiranja zahteva za nabavku od dobavljača, formira se dokument za svaki objekat posebno, pošto isporuka od strane dobavljača može biti i direktno u prodavnice.

Tako se sa jedne strane prate potrebe potrošača, konkurentnost na tržištu, a sa druge strane obezbeđuju najbolji uslovi u nabavci i formiraju smernice nabavke.

Svaki objekat ima mogućnost iskazivanja potrebe za prenosom robe iz drugih objekata. Kada prodavnica daje zahtev za dopunu, sledi odobrenje objekta u kome se roba nalazi. Odobrena roba ide na utovar, svaki artikal se skenira mobilnim uređajem, formira se interna otpremnica.

Kada vozilo stigne na mesto isporuke, skenira se količina koja je u vozilu – količina kojom treba zadužiti dolazni objekat. Količina koja je skenirana na ulazu u objekat mora da se poklapa sa količinom seniranom na izlazu. Dokument se automatski knjiži i zatvara krug: zahtev za dopunom - odobrenje - prevoz - prijem.

Prodavnica prodaje svoju robu, ali putem Info pulta ima i uvid u trenutni lager svih ostalih prodavnica. Ukoliko kupac želi da kupi nešto što se ne nalazi u prodavnici, a ima ga na lageru u nekom drugom prodajnom objektu, automatski se pokreće mehanizam prenosnice i prodaje robe iz tog drugog objekta i rezervacija prodate robe.

Kroz poslovni softver se prilikom unosa podataka o računu, evidentiraju i dodatni podaci vezani za isporuku - mesto isporuke, deo grada, kog dana kupac želi da mu se izvrši isporuka, ili drugi posebni zahtevi kupca. Tog trenutka prodati artikal dobija svoju posebnu etiketu sa svim evidentiranim podacima, bez obzira gde se on trenutno nalazi. Etiketa sadrži jedinstveni bar kod koji povezuje kupca, prodati artikal i isporuku. Takva etiketa se lepi na artikal i roba se odmah odvaja za isporuku.

Etiketa se štampa za svaki prodati artikal koji je potrebno isporučiti, i to na lokaciji gde se artikal fizički nalazi u trenutku prodaje, a to može biti druga prodavnica ili magacin.

Istovremeno automatskom obradom podataka u centrali obezbeđuju se knjigovodstvena knjiženja (prenosnice iz jednog maloprodajnog objekta u drugi ili prenosnica iz magacina u prodavnicu i prijemnica u prodavnicu, koja zadužuje maloprodajni objekat).

Stanje u svim izveštajima za taj artikal se umanjuje za prodatu količinu. Nakon svake prodaje, obezbeđeno je da se na svakom prodajnom mestu, na svakoj lokaciji i u magacinima, vidi trenutno raspoloživa količina u svim objektima, bilo da je u pitanju maloprodajni objekat ili magacini.

Franšizna prodaja

Franšiza, iako predstavlja drugo pravno lice, u procesu prodaje koristi iste ili slične procedure u radu i ima potrebne informacije kao i svaka od maloprodaja "Tehnomanije". U toku noći posebnim automatskim procedurama vrši se svođenje knjigovodstvenog stanja. Noćnom obradom na osnovu prodaje u franšizi formira se otpremnica u "Tehnomaniji" i prijemnica u franšizi. Takođe, formiraju se dokumenta koja automatski razdužuju maloprodaju franšize za prodatu robu.

Isporuka se vrši sopstvenim vozilima. Ukoliko kupac iz prodavnice nije sam odneo svoju robu, tada je kupljena roba rezervisana i na takve artikle su nalepljene etikete. Roba može biti prodata iz sopstvenog ili iz nekog drugog objekta, ali čim je na njoj etiketa, ona je rezervisana. Etiketa sadrži povezane podatke o robi, kupcu i isporuci.

Ujutru, svakog dana, dostavna vozila pre dolaska u centralu dolaze u prodavnice i sakupljaju ovako rezervisane artikle ,odvoze ih u centralni magacin ili direktno na mesta isporuke kupcima.

Na osnovu podataka iz prodavnica o pravcima i delovima grada u koje se roba odvozi i o datumu isporuke (koje je rekao kupac kod prodaje, a koji se nalazi na etiketi na artiklu), formiraju se liste za punjenje vozila. Svako vozilo ima svoj bar kod. Mobilnim uređajem šef transporta očita bar kod vozila i bar kod svakog artikla koje utovaruje u vozilo. Na osnovu ovih podataka zna se kada je i kojim vozilom roba otpremljena kupcu.

Na kraju dana, kada se smena zatvori, pokreće se čitav niz automatskih knjiženja.

U centrali se kreira politika cena, formiraju akcije i ostali uslovi prodaje. Zadati uslovi se u toku noći, automatskom noćnom obradom prenose u maloprodajne objekte, kako bi se sutrašnji dan počeo planiranim akcijama i cenama. Tokom noćne obrade automatski se izvršavaju knjigovodstvene obrade koje prate ove promene, kao što su nivelacije, prenosnice, ostali robni dokumenti, ali i pripremaju stavovi za knjiženje u finansijsko knjigovodstvo. Organizacija rada, od planiranja nabavke, prodaje, praćenja rezultata i planiranje daljih komercijalnih odluka, predstavlja svojevrsni autorski proizvod "Tehnomanije".

Samo preduzeće sa potpunom posvećenošću menadžmenta i jasno definisanim ciljem, a to je briga o krajnjem potrošaču, može kontinuirano duži niz godina da obezbedi svoju poziciju na tržištu kao što ima "Tehnomanija". U kompaniji "AB Softa" kažu da se trude da im svojim softverskim rešenjima pruže sigurnu i stabilnu podršku na tom putu.

Kompletan sadržaj Tematskog biltena "Poslovni softver - radnik budućnosti" možete pročitati OVDE.