(JISA Info) NPS Beograd - jedini sertifikovani Microsoft Dynamics AX partner u regiji

Izraz „ERP rešenje“ nije nov termin. ’Odomaćio’ se u poslednjih nekoliko godina. Mnogi su skloni da o ERP-u diskutuju, da iznose svoja ’stručna’ mišljenja, prave ’poređenja’, dele savete... Iako je tema prilično ’in’ u mnogim kuloarima i krugovima, istinskih poznavalaca, onih koji su stvarno u stanju da uoče razliku među brojnim rešenjima prisutnim na tržištu, razvrstaju ih prema mogućnostima, ciljnim grupama, koristima i prednostima, kvalitetu... je malo.

U ovom broju bavićemo se samo nekim od brojnih specifnosti i prednosti Dynamics AX-a, onim što ovaj standardni, globalni ERP čine tako različitim u odnosu na većinu drugih proizvoda koje, s pravom, ili bez i jednog valjanog argumenta, nazivamo ERP.

NPS Beograd, odnosno NPS grupa, jedini je sertifikovani Microsoft Dynamics AX partner u regiji.

Budžeti projekata i Glavne knjige u Microsoft Dynamics AX

O VOĐENJU PROJEKATA KROZ MICROSOFT DYNAMICS AX

Vođenje projekata u Microsoft Dynamics AX je u potpunosti, ali veoma jednostavno, rešeno upotrebom modula koji pomaže da se vođenjem projekata u preduzeću upravlja efikasno i da se, zahvaljujući potpunoj integraciji sa modulima za CRM, finansije i planiranje, ima potpun finansijski uvid i kontrola nad njima. Ovakva moćna platforma za kontrolu nad finansijskim i ostalim aspektima projekata sadrži širok spektar funkcija, daje preduzeću mogućnost da odgovori svim izazovima sopstvenog rasta i razvoja i da, zahvaljujući potpunom uvidu u svoje poslovanje, spremno odgovori na izazove koje nameću globalno okruženje i konkurencija.

Projektno vođenje podržava računovodstvene zahteve kroz više tipova projekata, kao što su:

· Projekti koji prate potrošnju vremena i materijala

· Projekti sa fiksnom cenom

· Interni projekti (investicije) i dr.

Tamo gde je to potrebno, prati se rad u toku (work in progress), čime se dobijaju potrebne infomacije o trenutnom stanju projekta. Ako je u pitanju veliki, kompleksan projekat, mogućnost da se on razloži na ’upravljive’ pod-projekte (uz jednostavan grafički prikaz stabla projekata) značajno ubrzava uočavanje mogućih odlaganja i daje mogućnost da se izbegne prekoračivanje predviđenih troškova.

Za svaki projektni zadatak omogućeno je dodeljivanje različitih svojstava, kao što su: datumi početka i kraja, opterećenje kapaciteta, odnos sa drugim zadacima i dr. Moguće je terminiranje zadataka za grupe radnih centara i radne centre, a tu je i Gantov dijagram za bolji pregled opterećenosti kapaciteta.

Modul za upravljanje projektima služi kao centralno skladište podataka gde radnici beleže statuse svojih projekata i time obezbeđuju tačne informacije koje doprinose skraćivanju ciklusa fakturisanja – fakture se generišu trenutno i time skraćuju i vreme njihovog plaćanja. Moguće je i fakturisati više projekata za jednog kupca kreiranjem jedinstvene fakture. Značajna je pomoć koju Microsoft Dynamics AX pruža da se izbegnu odlaganja i predvide veliki odlivi novca, tako što se vrši planiranje nabavke opreme i materijala kroz projekat.

U cilju boljeg razumevanja stvarnog koštanja pruženih usluga i za tačnu i detaljnu analizu profitabilnosti, projekti je moguće organizovati u hijerarhijske modele i kategorizovati ih na više načina.

BUDŽET PROJEKATA

Pri vođenju projekata mora se upravljati i tekućim finansijskim rezultatima, kao i procenom rezultata. Da bi se to ostvarilo, potrebno je kreirati budžet i predviđanje i, tokom izvođenja projekta, vršiti procene naspram izvornih cifara. Postoji jasna razlika između sledećih koncepata:

· Ukupni budžet za projektnu organizaciju

· Predviđanje za pojedinačne projekte

· Procene naspram predviđanja tokom izvođenja projekta

Projektnoj organizaciji je potreban budžet i za vođenje projekata i za merenje performansi. Ukupni iznos dodeljen projektima je izveden iz ukupnog budžeta Glavne knjige.

Budžet za projektnu organizaciju može biti podeljen u manje pod-modele. Ovo može biti upotrebljeno za simulaciju optimističkih, pesimističkih ili „šta-ako“ scenarija. Ovo takođe omogućava da preduzeće raspodeli iznose na određene aktivnosti unutar organizacije ili na stvarne projekte.

Imajući na raspolaganju mogućnost za reviziju i izmenu budžeta, preduzeće može da prati troškove naspram budžeta i preraspodeli resurse i sredstva u cilju ostvarenja budžetskih ciljeva.

PREDVIĐANJE (FORECASTING)

Microsoft Dynamics AX pruža sve potrebne funkcionalnosti / alate koji su potrebni za jednostavno unošenje podataka o predviđanju odgovarajućih parametara. Tok unosa predviđanja može se predstaviti sledećom shemom:

Predviđanje časova

Unoseći predviđanje časova koje treba potrošiti na projektu, omogućava se i planiranje – terminiranje raspodele vremena za radnike angažovane na njemu. Iako nije neophodno da se u predviđanje časova unese konkretna šifra radnika (često je to i nemoguće predvideti), dobra alternativa je kreiranje „generičkih“ radnika koji bi bili navedeni pri predviđanju, čime se dobija informacija o koštanju predviđenih aktivnosti.

Predviđanje troškova – rashoda

Predviđanje troškova je moguće u osnovnoj i u stranoj valuti. Potrebno je, pored modela predviđanja, uneti kategoriju troškova i cenu koštanja. Količina koja se zahteva pri unosu predstavlja, u stvari, broj transakcija za datu kategoriju.

Predviđanje prihoda

Ovaj tip predviđanja namenjen je projektima na kojima se prati promet/potrošnja vremena i materijala. Na projektima sa fiksnom cenom očekivani prihodi se prate preko drugih funkcionalnosti – rasporeda plaćanja.

Predviđanje artikala

Postoji jasna razlika između do sada navedenih vrsta predviđanja i predviđanja artikala. Predviđanje artikala je deo kompletnog predviđanja zaliha i stoga predmet obrade modula za Master planiranje. Ukoliko nije moguće predviđati artikle po pojedinačnom artiklu, moguće je uneti samo iznos koji je predviđen za dati projekat.

Izmena – editovanje predviđanja

Svrha ove funkcionalnosti je dvojna – ili da se na osnovu postojećih modela predviđanja kreiraju novi modeli , ili da se koriguju postojeća predviđanja. Forma koja služi za to izgleda ovako:

Alokacija predviđanja

Ključevi alokacije perioda, koji postoje u predviđanju artikala u modulu Projekata, su slični onima koji u modulu Glavna knjiga služe za budžetiranje. Namena ključeva alokacije je da se:

1. Dupliraju podaci

2. Simuliraju finansijske informacije unutar datog perioda upotrebom metoda alokacije

Postoje tri metode alokacije:

1. Bez alokacije – navedeni iznos ili količina se smatra ukupnim i ništa se ne alocira

2. Perod – navodi se željena dužina na koju se dele alokacije. Polja ’Količina’, ’Jedinica mere’ i ’Krajnji datum’ određuju ukupnu dužinu perioda i učestalost.

3. Ključ – Potrebno je predefinisati ključ koji će biti primenjen.

Prenos predviđanja u budžete Glavne knjige

Ova aktivnost povezuje predviđeni budžet za projekat sa kompletnim budžetom u Glavnoj knjizi. Potrebno je navesti model predviđanja koji se prenosi i budžet Glavne knjige u koji se dato predviđanje prenosi. Moguće je definisati i opseg koji će biti prenet: skup konta GK, skup projekata ili skup fakturnih računa projekata (kupaca projekata).

BUDŽETIRANJE U GLAVNOJ KNJIZI

I u Glavnoj knjizi potrebno je kreirati modele budžeta. Tako se celokupni budžet sastoji od nekoliko modela budžeta i nekoliko podmodela budžeta. Hijerarhijska struktura modela budžeta omogućava sužavanje unosa potreba preduzeća, a da se pri tome očuva fleksibilnost za izveštavanje po svim aspektima poslovanja preduzeća.

Ključevi alokacije po periodu

Microsoft Dynamics AX poseduje alat koji se zove ’Ključ alokacije po periodu’ i koji se upotrebljava za dupliranje podataka kroz celokupni vremenski okvir budžetiranja, preko željenog opsega podataka i sa definisanim procentom alokacije po periodu. Godišnji iznos se deli kao procenat tokom godine, da se prilagodi sezonskim promenama i fluktuacijama.

Unos brojčanih podataka i generisanje budžeta

Budžetske informacije mogu biti unete u Microsoft Dynamics AX na dva načina:

1. Unosom podataka direktno u konta glavne knjige, ili

2. Prenosom realizovanog prometa glavne knjige u novi budžet i njegovo prilagođavanje potrebama poslovanja.

U tekući red budžeta Glavne knjige je moguće uključiti i predviđanje tokova novca:

Budžetski izveštaj

Dodatne funkcionalnosti budžetiranja

Kao dodatak osnovnim procesima unosa i generisanja budžeta, Microsoft Dynamics AX poseduje i dodatne funkcionalnosti:

1. Budžetiranje po količini i ceni: Ponekad se javlja potreba da se budžeti ne izvode iz monetarnih iznosa već iz količina artikala koje treba potrošiti, pomnoženih cenom datog artikla. Ovo se obično događa pri budžetiranju zaliha;

2. Budžetiranje dodeljivanjem stavki predviđanja

3. Pregled proknjiženog prometa

4. Pregled budžetskog bilansa

5. Izmena, korekcija budžeta

6. Prenos realizovanog bilansa Glavne knjige u budžet

7. Simulacija budžeta

8. Pregled predviđanja tokova novca i dr.

izvor :