(Jisa Inforeview): Pozitivno iskustvo primene poslovnog paketa NAV Express u firmi Eucom iz Beograda

Pre nešto više od godinu dana u dva srpska preduzeća zvanično je puštena u rad verzija poslovnog paketa Microsoft Dynamics NAV (nekadašnji MBS Navision) posebno prilagođena potrebama malih i srednjih preduzeća u Srbiji – NAV Express. Posetili smo jedno od njih, "Eucom" iz Beograda, i u razgovoru s dvema predstavnicama preduzeća i direktorom partnerske firme Signet CS koja je NAV Express uvela u njegovo poslovanje, pokušali da saznamo kako je uvođenje obavljeno, kakvi su utisci korisnika i koju ocenu je ovo rešenje dobilo u praksi.

Microsoft je paket NAV Express napravio u saradnji s "NPS"-om kako bi zadovoljio potrebe ovdašnjih preduzeća s najviše 50 zaposlenih, čiji su poslovni procesi osnovnog i srednjeg nivoa složenosti. Nije namenjen proizvodnji i komplikovanim uslugama i transakcijama već uobičajenim potrebama kao što su komercijala, nabavka, prodaja, vođenje zaliha, kadrovi, obračuni plata i putnih troškova i sl. Cilj im je bio da se istovremeno reši i problem uvođenja – kako da se u najkraćem roku paket instalira, korisnik obuči i sistem pusti u rad.

Napravljena je metodologija koja praktično obuhvata ne samo softver sa kompletnim podešavanjima već i uputstvo na srpskom jeziku (na preko 500 strana sa obiljem primera) i po kojoj se za najmanje 120 radnih sati (petnaest radnih dana po osam sati) sistem može pustiti u rad. U praksi to, naravno, nije baš 15 dana, pošto se ne može očekivati da preduzeće neće raditi 15 dana dok neko uvodi softver, jer uvođenje svejedno obuhvata sve standardne postupke – analizu stanja, prenos podataka iz starog sistema, obuku ljudi, instaliranje, testiranje i puštanje u rad.

Zamišljeno je da posao uvođenja preuzmu manje firme koje su zainteresovane da budu partneri u celom ovom poslu. "Signet CS" je jedna od njih.

„Mi se bavimo pružanjem informatičkih usluga malim i srednjim preduzećima – od nabavke hardvera i softvera, do uvođenja računarskih mreža“, rekao nam je Mihajlo Stefanović, direktor preduzeća "Signet CS informacione tehnologije". „Aprila prošle godine odazvali smo se pozivu Microsofta videli o čemu se radi i uključili se u obuku. Trenutno postoji dvadesetak partnera poput nas. Svi smo prošli kompletnu obuku koju su držali NPS i Microsoft. Položili smo odgovarajući ispit i dobili sertifikat za prodaju i uvođenje NAV Expressa.“

Stefanović nas je obavestio da će partnerska mreža obuhvatiti celu Srbiju, ali da za sada još nije baš tako, jer je većina u Beogradu. Svi imaju podršku "NPS"-a i "Microsofta". „Koncept za sada dobro funkcioniše mada je sve još uvek u povoju. Obuke za nove partnere su svaka 3–4 meseca. Mislim da je završeno ili je u toku 15–20 projekata.“

(Ljubinka Atanasijević, "Eucom", Mihailo Stefanović, "Signet CS" i Aleksandra Ristanović, "Eucom")

Da li je Eucom prva firma u kojoj je uveden NAV Express?

Moglo bi se reći da jeste, mada se zapravo istovremeno radilo u dve firme. Mi smo radili u "Eucomu" a "Extreme" je radio u preduzeću "DeployIT.ms". Mi smo prvi dobili sertifikat i odmah smo započeli posao, jer smo već znali za koga ćemo raditi pošto sarađujemo s "Eucomom" već tri godine, praktično od svog osnivanja. Međutim, nismo prvi završili uvođenje, jer se u našem slučaju radilo o pet licenci i dvadeset korisnika, a u drugom preduzeću je bila samo jedna licenca i dvoje korisnika. Oba projekta završena su u septembru 2007. i predstavljena su zajedno kao studija slučaja koju je Microsoft objavio početkom ove godine.

Čime se Eucom bavi i kakvo je bilo početno stanje?

"Eucom" postoji već 11 godina i bavi se međunarodnom trgovinom sirovinama, materijalima, gotovim industrijskim proizvodima i opremom u oblastima hemije, bazne hemije, petrohemije, celuloze i papira, tekstila, metala i obojene metalurgije. Od dvoje-troje ljudi koliko ih je bilo u početku u međuvremenu je narastao tako da sada ima 27 zaposlenih. Po obimu poslovanja spada u rang srednjih preduzeća, mada je po zapadnim merilima malo preduzeće. Od početka se intezivno koriste informacione tehnologije zasnovane na proizvodima Microsofta – SQL Server, Windows, Office, Small Business Server, Exchange... – a postojao je i jedan domaći program koji je nabavljen po povoljnoj ceni ali je vremenom postao ograničavajući faktor, jer ga je obim poslova postepeno prerastao.

Ljubinka Atanasijević, direktorka uvoza i izvoza, dodala je na ovo da je za razliku od sadašnjeg sistema koji koriste svi zaposleni onaj stari koristilo samo knjigovodstvo. „To je suštinska i velika razlika. I način rada je drugačiji. Sada svako ima pregled onog što radi i zato postižemo bolje rezultate, mada se u izvesnom smislu još uvek obučavamo u korišćenju. Pošto znamo da ima još novih stvari koje mogu da unaprede i postojeće stanje, verovatno ćemo ih u pogodnom trenutku uvesti.“

Kako ste se opredelili za NAV?

Na ovo pitanje odgovorila nam je Danijela Simonović, finansijski referent u "Eucomu". „Problemi s postojećim softverom naterali su nas da počnemo da tražimo novo rešenje. Pogledali smo bar 5–6 različitih rešenja, stranih i domaćih, pre nego što smo čuli za NAV Express. Sama činjenica da se radilo o "Microsoftu" ulila nam je dodatno poverenje. Sačekali smo, videli o čemu se radi i početkom 2007. odlučili se da zamenimo postojeći knjigovodstveni program. Završili smo kurs – ja sam ga pohađala čisto informativno da bih stekla osećaj kako sve funkcioniše – a potom smo u junu 2007. započeli da uvodimo NAV. Nije to bilo klasična 15-dnevna obuka jer je Mihajlo bio voljan da nam se posveti malo više. Do kraja 2007. uporedo smo koristili i stari i novi sistem da bi se ljudi navikli na njegovo korišćenje. Jeste da izgleda kao Outlook ali drugačije je kad se radi za računarom umesto s papirima. Pored toga pojavljivale su se neke specifičnosti zbog kojih je NPS uradio i neke dorade za nas.“

Znači li to da je ovo prva poslovna godina u kojoj radite samo u NAV Expressu?

Da. Svi su uključeni i svi rade s njim, pa ćemo na kraju godine videti kako smo radili. Naravno, u početku uvek ima nekih problema dok se sve na sagleda i savlada, ali sada nam se nude široke mogućnosti. Ranije smo imali problem izveštavanja, a sada imamo na raspolaganju toliko izveštaja da čovek skoro i ne zna šta da gleda i šta da traži. Polako dolazimo do toga šta kome treba. Lako se dolazi do podataka ako znate šta tražite i šta gledate. To je po meni prednost nad ostalim knjigovodstvenim programima.

Stefanović je na to dodao da je NAV integrisano rešenje koje na jednom mestu pruža uvid u poslovanje preduzeća. „Kad vam zatreba izveštaj ne morate zvati knjigovođu ili finansijsku službu. Rukovodioci mogu da uđu u program i dobiju izveštaj koji im treba baš u trenutku kad im treba, ne čekajući da knjigovodstvo nešto proknjiži ili sravni i sl. Kompletan uvid u poslovanje preduzeća ima se u svakom trenutku.“

On smatra da je za kupce izuzetno bitno to što unapred znaju šta se dobija u paketu. „Nema dodatnih troškova, a uz to je veoma otvoren za proširenje. Partneri kao što smo mi i NPS imaju uvid u programski kôd i sve što eventualno zatreba može se po potrebi promeniti i doraditi. NPS u tom smislu ima ogromno iskustvo i maksimalno su nam pomogli u našem projektu koji je na izvestan način bio pilotski. Neke stvari kojih nije bilo u osnovnoj verziji programa a pokazalo se kroz našu praksu da su potrebne (na primer, obračun plata za pripravnike, putni troškovi, kompenzacija), napravljene su i naknadno ugrađene u osnovnu varijantu. Sitnije izmene radili smo sami a krupnije je uradio NPS. Kroz tu interakciju se videlo šta je preduzeću stvarno potrebno.

Sve što mi kao partneri prepravimo i dodamo međusobno se deli i uključuje u nove verzije koje su potom na raspolaganju svim korisnicima. Zbog toga se pored širenja mreže partnera radi i na tome da se partneri bolje povežu. Paket je zamišljen tako da je oko 90% funkcionalnosti prekonfigurisano a samo 10% se podešava. Upravo zahvaljujući tome skraćuje se uvođenje.“

Da li se paralelni rad odvijao bezbolno?

Generalno rečeno jeste, rekla je Simonovićeva, ali svejedno je to po njenom mišljenju bio period u kome je trebalo promeniti navike, što je umelo da stvori i probleme. „Srećom, paralelno se u Eucomu uvodio i sistem kvaliteta ISO 9000 koji je takođe nalagao menjanje nekih radnih procedura i procesa tako da su svi bili svesni neminovnosti promena. Uložili smo puno truda, a pošto smo sve promene izvodili istovremeno pregurali smo ih o istom trošku.“

Jeste li zadovoljni rezultatima?

Zadovljni smo, naročito zato što su nam sada vidljivi u svakom trenutku. Ako se pojavi nova potreba uvek možemo da dokupimo odgovarajuću funkcionalnost. Slično je i sa licencama. Trenutno ih imamo pet (što znači da od 20 ljudi za računarom njih petoro može istovremeno da radi) a po potrebi se može dodati još toliko (maksimum je 12). S druge strane, nema potrebe da se uči nešto novo jer je interfejs uvek isti i lako prepoznatljiv. Kad smo se odlučivali za NAV Express učinilo nam se da je to najbolje rešenje za nas, a ta isto mislimo i sada kad ga koristimo. Sigurni smo da je ovo rešenje dobro za firme koje rastu i razvijaju se, poput naše.

Da li ste morali da kupujete novi hardver?

Nismo. Jedina malo starija komponenta je server, ali on svejedno zadovoljava potrebe – iako je star već pet godina nije ga trebalo menjati. I ovaj detalj je imao uticaja na opredeljivaje, jer su neka druga rešenja zahtevala i promenu infrastrukture, što bi bila dodatna investicija. NAV Express u tom smislu ima vrlo skromne hardverske zahteve.

Jeste li imali podršku rukovodstva?

Imala sam podršku rukovodstva, jer je upravo ono osećalo potrebu za novim rešenjem i želelo da ga uvede.

Kako sada sarađujete?

U slučaju Eucoma sve kockice su se lepo složile, pohvalio se Stefanović. „Danijela zna poslovanje cele firme, zna i informatiku, a bila je i jedna od onih koji su inicirali promenu. Pored redovne obuke završila je i dodatnu, tako da je najbolje upućena u celu priču. Ona nam je veza.“

„Ja sam ekonomista, Mihajlo je informatičar, ali se oboje dovoljno razumemo i u poslove onog drugog i to je izuzetno korisno“, rekla je Simonovićeva.

Smatrate li da ste dobro uložili novac?

Obe naše sagovornice su se složile u oceni da je rešenje isplativo. „Nije osavremenjeno samo knjigovodstvo već i posao svakog neposrednog izvršioca“, smatra Simonovićeva „Svi smo efikasniji.“ Atanasijevićeva je podsetila da je uvođenje ISO standarda tražilo uvođenje nekih novih procedura i da se to poklopilo sa izmenama poslovnih procesa koje je iziskivao NAV. „Mi smo kao firma već koristili svetsku praksu tako da su promene u tom smislu bile neznatne, ali svejedno smo zadovoljni što smo ih sve rešili jednim potezom.“

Stefanović je slažući se s ocenama o isplativosti rešenja podsetio i na dodatni bonus: „Kad izađe verzija 5 dobiće je odmah i to besplatno, jer to spada u godišnje održavanje, a kad se pojavi verzija 2009 dobiće i nova unapređenja koja će biti ogroman korak napred.“

izvor: