(Poslovna Logistika)"Intens" softver za carinska skladišta

Usko specifična oblast logistike kao što je upravljanje carinskim skladištem težišna je funkcija softvera "Bonded Warehouse" firme "Intens" iz Novog Sada. Ovaj softverski paket nastao je pre sedam godina iz saradnje sa kanadskim klijentima, a pre dve godine proširen je i web modulom "WebShipments". Ova dva proizvoda čine osnovu buduće linije softverskih proizvoda za logistiku pod zajedničkim nazivom "LogisticUtils".

U carinskim skladištima roba se čuva dok ne prođe carinsku kontrolu. Termin "Bonded" potiče od činjenice da je roba vezana za skladište (warehouse) dok carina ne odobri da može biti otpuštena.

I vrapci danas znaju da danas poslovati oslanjajući se na softver nije konkurentna prednost već nužnost. Živimo u svetu informacija. Naravno, informacija sama po sebi malo vredi ako se ne može "dešifrovati" i kao što švedski akademik, gospodin Jonas Riderstrale navodi "stručnost je kôd kojim dešifrujete informaciju. Bez nje informacija nema smisla. Bez smisla informacija nema moć".

"Bonded Warehouse" i "Web Shipments" su softverski proizvodi namenjeni profesionalcima i nisu samo prosta zamena ručnog postupka elektronskim. Reč je o sistemu koji sadrži dozu "inteligencije" i automatizacijom procesa unosa podataka značajno skraćuje vreme obrade podataka u carinskom skladištu.

Sam softver je povezan sa sistemom kanadske carine za elektronsku razmenu podataka (RNS modul), a proširenje "Web Shipments" modulom dodaje mogućnost praćenja pošiljaka i elektronske razmene potrebne dokumentacije.

Šta Bonded Warehouse ume?

Sve dobre stvari su jednostavne. Tehnički posmatrano, aplikacija "Bonded Warehouse" je jednostavan sistem koji rešava složene dnevne operacije jednog carinskog skladišta. Jednostavno nipošto u ovom slučaju ne znači "prosto", naprotiv, tokom sedam godina razvoja svi moduli aplikacije su maksimalno "ispeglani", optimizovani i pojednostavljeni za upotrebu i jednostavnost se ogleda samo u najoptimalnijim rešenjima koja su primenjena i jednostavnom interfejsu.

Help je tačno onde gde vam je najpotrebniji, uz svako polje za unos, složeni postupci su automatizovani a podaci bezbedni. Aplikacija je bazirana je na relacionoj bazi podataka, a Windows aplikacija služi za unos podataka, štampu svih neophodnih dokumenata, automatsko slanje dokumentacije drugim učesnicima u procesu putem e-maila ili na fax. Kao začin koji daje ukus ovoj aplikaciji i verovatno najznačajnija mogućnost je kompletna elektronska komunikacija sa carinom. U potpunosti pruža podršku za unos i štampu svih dokumenata koji prate avionski i pomorski transport, a ima i podršku za lokalni prevoz.

Termini upotrebljeni u aplikaciji su usaglašeni sa praksom u ovoj oblasti pa je tako "konsolidovana pošiljka" pošiljka koja sadrži više manjih pošiljki a polazi iz jedne zemlje i ima istu odredišnu zemlju. Takve pošiljke su organizovane u kontejnere, kojima u informacionom sistemu odgovara pojam "folder" te se taj pojam poznat svim windows korisnicima upotrebljava i u samoj aplikaciji.

Podržan je rad sa običnim pošiljkama i sa konsolidovanim pošiljkama u više nivoa. Kao jedinstveni identifi kator dokumenta u transportu koristi se "Cargo Control Number (CCN)" koji je takođe i jedinstveni identifi kator pošiljke. Korisnički interfejs je jednostavan i sadrži pomoć na poljima što omogućava brz unos podataka sa smanjenom mogućnošću grešaka a protok dokumenata je potpuno automatizovan.

Aplikacija je realizovana kao višekorisnička. Kako se svaki korisnik na sistem prijavljuje svojim imenom i lozinkom, u svakom trenutku se može videti ko je i kada kreirao odnosno promenio svaki slog u aplikaciji.

Kad počnete koristiti "Bonded Warehouse" u višekorisničkom okruženju poželećete da prilagodite aplikaciju svojim potrebama. Na primer, ne želite da svako ima pristup svim podacima, niti mora da ima dostupne sve opcije programa. Višak opcija koje se ne koriste zamara korisnika i smanjuje njegovu efikasnost. Uobičajen postupka kad shvatite da treba da prilagodite program svojim potrebama je da 1) pozovete programera i 2) odrešite kesu.

Nasuprot ovom, kod nas, u ustaljenom postupku, "Intens" je korisniku je omogućio da pojedine delove sistema može sam da prilagodi svojim potrebama, bez menjanja programskog koda. Na primer, administrator može precizno defi nisati prava pristupa drugim korisnicima i koje delove aplikacije mogu koristiti. Time ne samo da štedite novac, već reagujete trenutno na izmenjene potrebe svoje organizacije. A kose brzo ne prilagođava promenama, propada. Sačuvavši kontrolu nad promenama u svojim rukama, možete i upravljati promenama, možete optimizovati poslovne procese i do maksimuma iskoristiti prednosti tehnologije.

eCustoms

U eri eGovernmenta, o čemu se mnogo priča (a i radi), ovakav softver prirodno mora imati mogućnost elektronske komunikacije sa carinom. U Kanadi se primenjuje RNS odnosno Release Notifi cation System, servis koji Kanadska carina nudi učesnicima u lancu razmene dokumenata vezanih za uvoz i izvoz, bilo da je učesnik u lancu uvoznik, carinski agent, Warehouse Operator ili prevoznik. Ovaj sistem implementiran je 1990. godine i oslanja se na UN/EDIFACT standard (United Nations/Electronic Data Interchange For Administration, Commerce, and Transport). Sistem je realizovan posredstvom EDI (Electronic Data Interchange) poruka.

Neke od prednosti ovog sistema su:

• primanje poruka po principu 24x7,

• obaveštavanje svih učesnika u lancu zainteresovanih za određenu pošiljku pa učesnici u lancu mogu npr. unapred da naprave raspored za prevoz pošiljki koje su otpuštene sa carine,

• smanjenje troškova i ljudskih resursa koji bi inače bili zaduženi da prate otpuštanje pošiljki sa carine.

Iako prilagođen inicijalno za kanadsko tržište ovaj proizvod, kako navode u "Intensu", biće lokalizovan za tržište Evrope i domaće tržište.

Izveštaji

Izveštaji u aplikaciji mogu se slati putem fax-a, emaila i naravno, štampati na štampaču.

Osim tekstualnih izveštaja namenjenih operativnom delu poslovanja carinskog skladišta, aplikacija omogućava i generisanje raznih grafi čkih statističkih izveštaja namenjenih pre svega menadžmentu za brže sagledavanje rezultata poslovanja skladišta.

Web Shipments

Ovo je poseban modul koji je namenjen online praćenju statusa pošiljke i njemu mogu pristupiti kako zaposleni u carinskom skladištu tako i korisnici usluga carinskog skladišta.

Ovaj modul omogućava klijentima carinskog skladišta da na brz i jednostavan način dostave dokumentaciju carinskom skladištu u elektronskom formatu čime se izbegava mogućnost greške prilikom unosa dokumenta koji su pristigli putem faksa, emaila ili na neki drugi način. Nakon prijave na sistem klijentima carinskog skladišta dostupno je praćenje statusa pošiljke i dostavljanje potrebnih dokumenata kroz web shipments aplikaciju. Posebna pogodnost je "pre-alert" opcija, odnosno mogućnost da sami korisnici "najave" dolazak pošiljke čime carinsko skladište može, naprimer, da unapred predvidi mesto za pošiljku i time svojim klijentima ponudi mnogo efi kasnije svoje usluge.

Ovakva interakcija između korisnika i skladišta ne samo da ubrzava rad već aktivno uključuje korisnike u sam proces, smanjujući potrebu za duplim radom – korisnik je zapravo aktivno uključen u ceo proces, što je odlika B2B i B2C rešenja. Smanjenje manuelnog prepisivanja podataka sa druge strane smanjuje i mogućnost greške i direktno utiče na viši kvalitet usluge. Dizajn je jednostavan i intuitivan i lako se može prilagoditi dizajnu web sajta carinskog skladišta.

Svi podaci na Web- Shipments su aktuelni i svaka izmena podataka u skladištu trenutno se može pratiti online.

LogisticUtils linija proizvoda, za sada sastavljena od Bonded Warehouse i WebShipments aplikacije, nije teška artiljerija.

To nije ni knjigovodstvena aplikacija. Nije ni CRM aplikacija. Niti je ERP rešenje. Nemojte od nje očekivati da kuva kafu. Ona radi jedan specifičan posao, efi kasno, precizno i brzo.

Višegodišnje iskustvo kanadskih korisnika i domaćih programera rezultiralo je ovim dvema specijalizovanim i optimizovanim aplikacijama.

(napomena:tekst je u potpunosti preuzet iz lista "Poslovna logistika")