I selfiji su arhivska građa - Zastareo zakon stvara probleme i privredi

Zakon o kulturnim dobrima propisuje da svaki dokument koji je nastao u radu institucija i organizacija ili ih je napravio pojedinac, bilo da je pisan, crtan, snimljen ili fotografisan, potencijalno predstavlja arhivsku građu, i da zato o njegovoj sudbini (čuvanju ili uništavanju) brine Arhiv Srbije.

Iako je jasno da država nema način da kontroliše primenu ovakve odredbe među građanima, zakon je na snazi još od 1994. i sve vreme stvara vrlo praktične probleme privredi, državnim i lokalnim institucijama i drugim organizacijama, jer ih obavezuje da svaki papirni dokument koji su stvorili u poslovanju čuvaju u izvornoj formi. To znači visoke troškove za zakup magacina, angažovanje dodatne radne snage i obezbeđivanje mera protivpožarne zaštite.

- U okviru projekta "Ka administraciji bez suvišnih papira", uz podršku Fonda za dobru upravu Vlade Velike Britanije, radimo s Ministarstvom kulture da se najpre kroz novi zakon uže definiše pojam arhivske građe, kako ne bismo morali da čuvamo svu dokumentaciju, a potom i da optimizujemo postojeće rokove čuvanja. Primer za to su lokacijski uslovi koji moraju da se čuvaju tri godine, iako važe samo godinu dana ili fiskalni računi koji blede već posle šest meseci – kaže Vojislav Genić, član UO NALED-a i direktor SAP-a za javni sektor centralne i istočne Evrope.

Najveće troškove imaju privreda i institucije koje su u svakodnevnom kontaktu s građanima i proizvode veliki broj dokumenata (banke, mobilni operateri, trgovinski lanci, opštinske uprave, javni beležnici i dr.).

Preduzeća u Srbiji podnela su više od 315.000 finansijskih izveštaja za 2017. Ako se uzme u obzir da svaki izveštaj ima najmanje osam obaveznih listova, dolazi se do računice da su pri izradi ovih dokumenata, koje najčešće čuvaju u svojoj arhivi u papirnoj formi, upotrebili barem 2,5 miliona komada papira. Jedan na drugom, ti listovi bi formirali kulu visine 253 metara. Upotreba tolike količine papira i tonera za njihovo štampanje, koštala je privredu najmanje 380.000 EUR.

Dodatni problem predstavlja činjenica da je Zakon o kulturnim dobrima u koliziji sa Zakonom o e-dokumentu, koji dozvoljava da se dokumenti digitalizuju, a papirni format uništi. Takođe, arhivi zahtevaju od firmi da pre uništavanja bilo koje dokumentacije traže njihovu saglasnost, iako je jasno da nemaju kadrovskih kapaciteta da obiđu svaki privredni subjekt u zemlji, što stvara dodatne komplikacije u primeni zakona i nove troškove.

Projekat "Ka administraciji bez suvišnih papira" pruža podršku u izradi 12 podzakonskih akata za Zakon o e-dokumentu, elektronskoj identifikaciji i uslugama od poverenja u elektronskom poslovanju koji će detaljnije urediti sistem arhiviranja e-dokumenata, a institucije javne uprave kroz projekat će dobiti podršku u primeni nove regulative.

U fokusu projekta je i analiza kapaciteta institucija javne uprave i Arhiva Srbije da pređu na upotrebu i pouzdano čuvanje e-dokumenata, izrada preporuka za unapređenje njihovih IT sistema, kao i obuka službenika. To će biti višestruko značajno ukoliko se ima u vidu da se arhivi trenutno suočavaju s problemom kako da čuvaju dokumente koji nisu ni napravljeni u papirnoj formi, kao što su elektronske građevinske dozvole, a kojih će biti sve više u narednim godinama.