(Profit magazin) Zašto dozvoljavati menadžment timu da troši vreme na administrativne poslove, umesto da budu koncentrisani na pružanje kvalitetnih usluga gostima?

Uštedite vreme i povećajte prostor

Obezbediti komforno okruženje u kojem će se gost osećati relaksirano i uživati maksimum privatnosti je izuzetno zahtevan zadatak. Morate se pouzdati u napredne tehnologije da biste učinili mogućim nesmetano funkcionisanje vašeg hospitality sistema, bez smanjenja osećaja lične posvećenosti i neprocenjiv luksuz koji pravi istinsku razliku.

Stvarajući optimalan radni ambijent omogućavate vašim zaposlenima da osete poverenje i jednostavnost. To im ostavlja mnogo više vremena za udovoljavanje zahtevima gosta i stvaranje prijateljske i vesele atmosfere. Sve do sada, u mnogim hotelskim okruženjima različiti segmenti poslovnih operacija (npr. upravljanje ljudskim resursima – HRM, evidencija radnog vremena – Time Attendance Tracking, recepcijske usluge – Reception Desk Services, sobna usluga – Room Service), morali su da budu tretirani odvojeno jedan od drugog, i pri tom nisu “znali” jedan za drugi. Uvođenjem multi-primenjivih aplikativnih ID kartica (RFID Card), raznovrsna rešenja za integraciju ovih sistema postaju lako dostupna, po prihvatljivim cenama. Osnova za to jeste kvalitetan i proveren sistem za evidenciju prisustva i kontrolu pristupa (Time Attendance & Access Control - ili TA&AC).

Time & Space

TA&AC sistem treba da bude platforma koja služi kao osnova za integraciju koja će spojiti različite servise unutar hotelske organizacije u jedinstven sistem. Sa terminalima za registraciju i čitačima kartica postavljenim unutar hotelskog kompleksa, i gosti i zaposleni koriste isti tip kartice, a vi ste u perfektnoj poziciji da kontrolišete sve faktore koji suštinski poboljšavaju sveukupnu operativnost.

Univerzalna kartica

Princip univerzalna kartica donosi zajedno raznovrsne funkcionalnosti, od kontrole pristupa do monitoringa statusa sobe ili bezgotovinskog plaćanja. Čitav hotel postaje nepodeljeni prostor - sa jednom karticom otvaraju se mnoga vrata. TA&AC sistem brine o tome da podaci pročitani sa kartice budu odmah prosleđeni do zajedničke baze i procesirani u okviru specijalizovanih modula. Izlaz iz svakog od modula jeste sveobuhvatan skup informacija, raspoloživ nadležnim službenicima hotela u realnom vremenu, koji sada mogu planirati i organizovati svoje poslove na mnogo efikasniji način.

Vreme

Planovi i rasporedi

Nebitno koliko je složen radni raspored ili koliko je komplikovana radna shema, primenom odgovarajućeg TA&AC sistema može se pojednostaviti i ubrzati proces planiranja i donošenja odluka. To je posebno važno za vreme perioda visoke sezone, kada su hotelski resursi maksimalno „nategnuti“ i kada brza promena radne sheme ili preraspodela poslova može uštedeti vreme i novac. Sveobuhvatni grafički izveštaji, prema različitim kategorijama radnog vremena, obezbeđuju detaljan uvid u strukturu radnog vremena, omogućavajući dobro planiranje unapred i, još važnije, efikasno podešavanje već napravljenih planova.

Rešenja za evidenciju prisustva koriste se u širokom spektru organizacija u hotelskoj industriji, gde je neophodno fleksibilno planiranje radnog vremena i smena u cilju maksimalizacije produktivnosti, obezbeđenja vrhunskog servisa gostima i upravljanja radnim vremenom zaposlenih.

Greške pri smanjivanju budžeta „po osećaju“ ili određivanju radnih planova po ustaljenom redu mogu koštati mnogo više od prividne uštede i često mogu predstavljati upravo „tanku“ liniju između poslovanja sa profitom ili sa gubitkom. Uz kvalitetno TA&AC rešenje menadžment može biti siguran da će biti potrošeno manje vremena za planiranje nedeljnih radnih šema i rasporeda, uz značajno smanjivanje troškova i prekovremenog rada.

Sati koji se upisuju u planove i radne šeme, neprilike koje su prouzrokovane od strane zaposlenih koji ne pokazuju neophodno zalaganje i komplikacije koje izaziva plaćanje prekovremenog rada donose mnogo glavobolja odeljenju za obračun zarada koje, uz to, mora da primenjuje komplikovana pravila obračuna. Zašto dozvoljavati vašem menadžment timu da troši vreme na administrativne poslove koji ne daju nikakvu dodatnu vrednost, umesto da budu koncentrisani na pružanje kvalitetnih usluga gostima?

Kvalitetno i u praksi provereno TA&AC rešenje daje menadžment timu real-time znanje o radnom vremenu zaposlenih, što rezultuje bržim donošenjem odluka, poboljšanjem u planiranju i boljim upravljanjem troškovima rada.

Upravljanje prisustvom

Dobar TA&AC sistem mora da poseduje veoma snažne mogućnosti za evidentiranje i obračun vremena, dizajnirane tako da omoguće efikasno upravljanje u dinamičkom okruženju. U potpunosti parametrizovan radi postizanja maksimalne fleksibilnosti, TA&AC uključuje alate koje korisnik samostalno može podešavati, kako bi postavio i upravljao radnim shemama i smenama, definisao pravila radnog vremena i pratio različite kategorije prisustva i odsustva.

U cilju ukupne maksimalne efikasnosti, rezultati obračuna sati, u standardnim formatima podataka, mogu biti eksportovani u sistem za obračun zarada radi dalje obrade. Brižljivo doteran dizajn obezbeđuje optimalnu ravnotežu između kompleksnosti poslovne logike i jednostavnosti upotrebe.

Praćenje aktivnosti

Alatke za praćenje poslovnih aktivnosti omogućavaju monitoring statusa pojedinačnih poslova kroz sve faze.

Početno i krajnje vreme specifičnog posla se unosi čitanjem kartice, dok softver brine o tome da informacije budu povezane sa korespondentnom radnom shemom. To administratoru u back-office-u daje maksimalnu fleksibilnost u dodeljivanju odgovarajućih aktivnosti raspoloživim službenicima. Jednako važna jeste i mogućnost dobrog pregleda ukupnog vremena neophodnog da se završi pojedinačni posao, što rezultuje znatno boljom organizacionom strategijom.

Prostor

Pristup sobama

U današnje vreme sigurnost je izazov koji se ne može ignorisati. Međutim, u hotelijerstvu, strogost pri čekiranju identiteta i verifikacija mogu narušiti opuštajuću hotelsku atmosferu, jer se podrazumeva da bezbednosne provere moraju biti neupadljive.

Inteligentne brave na sobama čuvaju informaciju o svakom pristupu sobi. Skladištenjem ovih informacija u mogućnosti smo da pretražujemo, ukoliko je to neophodno, uz odgovarajuću diskretnu bezbednost, bez ometanja ili zbunjivanja gosta ili zaposlenog službenika. Na kraju, vrhunski dizajnirana brava jeste garancija, ne samo bezbednosti gosta, već i njegove privatnosti i veoma prihvatljiv element luksuza koji očekuje moderan putnik.

Monitoring statusa sobe

Kada je svakoj sobi za gosta pridružen i čitač kartice, postiže se najbolji uvid u status svake sobe u hotelu. Jednom kada gost otključa vrata i postavi karticu u odgovarajući držač (holder), glavni prekidač uključuje električne uređaje u sobi i istovremeno se status sobe na recepciji menja u “zauzeto”.

Ukoliko je u sobi neko od autorizovanih hotelskih službenika, status pokazuje odgovarajući sadržaj, na primer “service” ili nešto slično. Kartica koju koristi bilo ko u okviru hotelskog kompleksa čuva informacije o tipu korisnika (gost, room service, održavanje …). Uvid u status sobe u realnom vremenu (Do not disturb, Make up room) znači da gost neće biti nepotrebno uznemiren i da će sobna usluga biti kompletirana znatno brže i na mnogo efikasniji način.

Online kontrola pristupa

Monitoring pristupa sobama perfektno se uklapa sa kontrolom pristupa široko prisutnom u hotelu.

Time & Space uključuje snažne mogućnosti za kontrolu pristupa, koje nisu ograničene samo na glavna ulazna vrata, već mogu podržati i brave i kontrolu pristupa svim drugim sadržajima u okviru hotela (npr. SPA & Wellness Centri, bazeni za plivanje, garaže i drugo).

Korisnici ne moraju provlačiti ID karticu kroz čitač jer kartica može biti pročitana i sa distance.

Gosti koji se ne zadržavaju u hotelu, već samo dolaze radi posete (npr. prisustvo konferenciji), mogu dobiti posebne kartice po dolasku ili unapred, koje će biti pred-programirane tako da se dozvoli pristup samo određenim sadržajima hotela.

Zaključak

Napravite razliku!

Piše: Darko Korać