Bez cifara ste samo još jedna osoba sa svojim mišljenjem

Ove reči koje je Edvards Deming, tvorac Demingovog (PDCA) točka davnih dana upotrebio definitivno važe i u današnjem poslovnom svetu.

Priroda posla koji obavljam je takva da istovremeno sarađujem sa više klijenata i neretko se, bez obzira na veličinu i finansijsku poziciju klijenata, susretnem sa kvantifikacijom koja podrazumeva: često, mnogo, malo, retko, otprilike...

- "Ova mašina se često kvari..."

- "Imamo mnogo škarta..."

- "Dugo čekamo rezervni deo..."

Kada se insistira na konkretnijem podatku ("Koliko često?") najčešće odgovor započinje sa "oko..", "otprilike..." i tome slično.

Sada zamislite situaciju da od menadžmenta zahtevate da nabavi novu mašinu jer se postojeća "često kvari", "otprilike tri puta mesečno"... Složićete se, donosioci odluke nemaju lagan zadatak kada moraju da procenjuju da li investirati na osnovu inputa kao što su "često, mnogo, retko, oko...". Najčešće se dešava da takvi predlozi u startu budu odbijeni i da se o njima uopšte ni ne diskutuje.

Kako je naš posao unapređenje procesa, da bismo nešto unapredili u samom startu moramo znati gde se nalazimo. I to podrazumeva snimanje situacije i različita merenja koja nas upravo dovode do konkretnih cifara kojima se "često, retko, mnogo, puno, malo..." zamenjuju brojevima i procenom izgubljene dobiti ili prihoda na nedeljnom, mesečnom, kvartalnom ili godišnjem nivou. Kada se izražavate u eurima druga strana je definitivno spremnija da vas sasluša.

Univerzalni alat koji nam omogućava da sjedinimo evidencije i analiziramo brojke do kojih smo došli, pogađate zove se - Excel. Rad u Excelu je ništa drugo nego – proces, a svaki proces se može unaprediti i ubrzati. Stoga bih ovom prilikom podelio sa vama način za konsolidaciju podataka.

Pretpostavimo da pratimo evidenciju zastoja na mašinama u dve proizvodne hale na mesečnom nivou kroz Excel tabele. Sama tabela za jedan mesec izgleda ovako:

Ono što je bitno ukoliko želimo da podatke iz meseca u mesec spajamo u jedinstvenu bazu jeste svakako identičan raspored kolona. U suprotnom sam proces bi bio više nego mučan.

Nakon septembra naš folder bi izgledao ovako:

Odnosno, za svaki mesec imali bismo po jedan dokument za svaku halu. Konsolidacija bi najčešće podrazumevala ručno kopriranje u jedinstvenu bazu podataka. Pored utroška vremena, ovo sa sobom nosi i rizik pojave greške i stoga automatizacija još više dobija na značaju.

Od verzije MS Office 2013 u okviru taba DATA integrisan je alat pod nazivom Power Query (u starijim verzijama Office paketa Power Query se instalira kao Add In), a koji nam između ostalog omogućava da u nekoliko relativno jednostavnih koraka u potpunosti automatizujemo proces konsolidacije podataka.

Početni korak podrazumevao bi da podatke koje želimo da grupišemo smestimo u isti folder. Nakon toga pokrenećemo Excel i u okviru taba DATA tražimo opciju koja nam omogućava konsolidaciju fajlova iz istog foldera (From Folder) i biramo folder u kome se nalaze podaci koje je potrebno sjediniti. Kada se folder učita potrebno je izabrati opciju Transform Data.

Opcija Transform Data nam omogućava da sami definišemo šta od podataka želimo da zadržimo a šta ne, kao i da formatiramo kolone onako kako nama odgovara. Da bismo uopšte učitali podatke potrebno je najpre ispoštovati sledeće korake:

Najpre brišemo sve osim kolone Content, a podom iz taba Add Column biramo opciju Custom Column. U prozor koji se pokrene unosimo formulu =Excel.Workbook([Content]) i potvrđujemo naš izbor.

U narednom koraku kliknemo levim tasterom miša na kolonu Custom i onemogućimo opciju Use original column name as prefix. Nakon potvrde našeg izbora na ekranu će se pojaviti nove kolone:

Desnim klikom na kolonu Data i odabirom opcije Remove Other Columns rešićemo se nepotrebnih kolona. Da bismo dobii prikaz podataka, sada je neophodno levim tasterom miša kliknuti na filter u koloni Data i potvrditi izbor sa OK.

Pre nego što izvezemo podatke u konsolidovanu tabelu/bazu, potrebno je doradti našu tabelu. U okviru taba Home biramo opciju koja se zove Use first row as a header kako bismo prvi red pretvorili u zaglavlje naše tabele.

Pored toga, neophodno je da kliknemo na filter pored bilo koje kolone i najpre onemogućimo prikaz praznih polja (null) i ponavljanje elemenata zaglavlja (npr. Radni centar). Nakon potvrde izbora možemo se još jednom vratiti na istu kolonu, pokrenuti filter i izabrati opciju Remove empty.

Ostaje nam još da ukoliko želimo obrišemo kolene koje nam nisu potrebne i izvezemo podatke u taelu klikom na opciju Close & Load. Kroz nekoliko trenutaka pojaviće se nova baza podataka u kojoj će biti spojene evidencije zastoja za obe hale i za period od januara do septembra. Ukoliko bismo na osnovu podataka iz te baze kreirali pivot tabelu, naša priprema podataka za analizu bila bi gotova u roku od 2 minuta.

Ali to nije sve. Kada pripremimo podatke za oktobar mesec, sve što je potrebno dodatno uraditi jeste da dokumente prebacimo u folder u kome se nalaze evidencije za period januar – septembar, pokrenemo Excel fajl u kome smo izvršili konsolidaciju za prvih devet meseci, u okviru taba Data pokrenemo opciju Refresh All i podaci za oktobar će automatski biti učitani i u bazu podataka i u pivot tabelu koju smo na osnovu te baze kreirali. Isplati se, zar ne?

Naravno, konsolidacija podataka je samo jedna od mogućnosti koje Power Query i MS Excel nude, a rad u Excelu je samo jedan od procesa koji se može konstanto unapređivati u duhu Lean filozofije koja stavlja u fokus procese i ljude čijim kontinuiranim unapređenjem neminovno dolazi do boljih rezultata.

Konsalting, profesionalne obuke, promena svesti kod zaposlenih, Lean procena stanja kompanije, uspostavljanje novih procesa su neke od usluga koje Tecor Consulting sa uspehom realizuje u kompanijama širom Srbije i regiona.

Više o našim ulugama, lean & kaizen filozofiji, alatima i metodama koje ona nudi, mogućnostima za unapređenje i rezultatima saznajte na našem sajtu www.tecor.rs. Tecor tim vam stoji na raspolaganju za sva dodatna pitanja.