Kako da isplanirate, organizujete i realizujete selidbu poslovnog prostora bez stresa

(Foto: Andrea Piacquadio from Pexels)

Da li vam se stomak grči svaki put kada prođete kroz kancelariju i pitate se kako ćete na novu lokaciju prebaciti sve te uređaje, kompjutere i kancelarijski nameštaj?

Da li se plašite kako će vaši zaposleni ili kolege reagovati kada im kažete da moraju da se sele u poslovni prostor na novoj adresi?

Naučnici su selidbu uvrstili među 10 najstresnijih događaja u životu. I to, "običnu selidbu," koja ne podrazumeva organizaciju i realizaciju selidbe čitave kompanije ili poslovnog prostora. I zato nije iznenađujuće da pred svim zadacima koji prethode ovom događaju osećate ogroman stres, i bojazan da će vaše poslovanje pretrpeti štetu.

Međutim, dobar plan, priprema i organizacija mogu stres i haos da smanje na minimum a selidbu učine pozitivnim iskustvom, koje će se isticati u vašem CV-ju.

Evo šta treba da uradite kako bi selidba vaše kompanije, kancelarije ili poslovnog prostora protekla glatko i bez velikog napora.

Nova lokacija - nove potrebe

Pre nego što počnete da planirate selidbu, najpre odvojte dovoljno vremena da o novoj lokaiji porazgovarate sa menadžmentom vaše kompanije. Ukoliko ste pak sami odgovorni za selidbu - posetite novu lokaciju i razmislite o tome da li je potrebno uneti neke promene u prostor da bi bolje odgovarao vašim potrebama:

● Da li su potrebne popravke?

● Da li su vam potrebni pregradni zidovi za izdvojene kancelarije ili sale za konferenciju?

● Da li je potrebno okrečiti?

(Foto: Bongkarn thanyakij from Pexels)

Inventar

Takođe, kako biste imali što precizniju ideju o tome šta sve treba prevesti s jedne adrese na drugu, napravite spisak.

Jednostavno, popišite sav kancelarijski nameštaj, police, kompjutere, arhivare, fotokopir mašine, izložbene stolove, pregradne zidove, kablove, mašine, registratore i opremu za vaše individualno poslovanje i drugo.

Ovaj spisak će vam omogućiti jasniji uvid u sve resurse koji će vam biti potrebni kako bi selidba prošla glatko.

Budžet za selidbu

Stres oko selidbe biće znatno manji ako, bilo vaši šefovi, bilo vi, ukoliko ste sami odgvoroni za selidbu unapred znate koliko će vas sve koštati.

Neke od stavki koje treba uvrstiti u budžet su:

● Demontaža i kasnije, montaža nameštaja,

● Kartonske kutije za pakovanje, kao i druga adekvatna ambalaža za zaštitu

● Pakovanje i utovar

● Prevoz

Odredite vremenski okvir za selidbu

Nakon što ste utvrdili budžet i okvirne troškove selibe, kao i neke od akcija koje je potrebno preduzeti, potrebno je da odredite vremenski okvir za sve pojedinačne segmente selidbe i u skladu s tim odredite datum relokacije.

Ukoliko vam je jedan od ciljeva da selidba vaše firme, kancelarija ili poslovnog prostora prođe sa što manje stresa, potrudite se da ostavite dovoljno vremena za svaki aspekat selidbe.

Takođe, imajte u vidu da svojim zaposlenima treba da ostavite dovoljno vremena da:

● Spakuju i obeleže svoje lične stvari,

● Popišu robu ili proizvode iz skladišta,

● Obezbede opremu i mašine i sl.

A ukoliko će selidbe kancelarija ili drugog poslovnog prostora za vas biti novo iskustvo, uvek se možete za savet ili pomoć obratiti kompaniji koja se selidbama profesionalno bavi.

Odabir partnera za selibu

Ni jedna selidba ne može da prođe bez pakovanja, utovara, prevoza, istovara…

I zato, osim ako se vaša kompanija i sama ne bavi selidbama, biće vam potrebna firma koja će vam obezbediti kutije, adekvatnu zaštitnu ambalažu, puc-puc i streč foliju, samolepljive selotejp trake, prevoz...rečju, specijalizovana kompanija za usluge selidbi i prevoza.

Budući da ste već odredili okvirni budžet i vremenski okvir za selidbu, potražite kompaniju koja najbolje može da izađe u susret vašim potrebama.

(Foto: Alisa Selidbe)

Najbolji izbor i najmanji troškovi za vašu kompaniju biće angažman kompanije koja može da vam obezbedi sve usluge oko selidbe.

Poželjno je da kompanija sa kojom razmišljate da sarađujete ima dugogodišnje iskustvo i veliki broj zadovoljnih klijenata, sa kojima je moguće po potrebi stupiti u kontakt.

Na taj način, pored potrebnih stvari za selidbu i prevoza, u mnogome mogu da vam pomognu oko svih aspekata planiranja i organizacije selidbe.

Ne manje važno, ukoliko ste direktor kompanije, odredite par zaposlenih koji će vam pomagati oko organizacije i realizacije selidbe ukoliko za tim ima potrebe.

Detaljan plan selibe

Što je vaša kompanija veća, što više opreme, kompjutera, mašina, registara, materijala ili robe treba da preselite, to plan selidbe treba da bude detaljniji. Još i više ukoliko selite svoju kompaniju u inostranstvo .

U dogovoru sa stručnjacima, potrudite se da precizirate sve detalje:

- Ko obeležava kutije?

- Šta se istovaruje prvo, a šta kasnije?

- Koje prostorije se najpre osposobljavaju za rad?

- Čija je odgovornost da obeleži kutije?

- Koliko vozila (kombiji ili kamioni) treba da se obezbedi za dan selidbe?

- Koliko radnika će doći da pomogne?

- Kada se koji elementi demontiraju, pakuju, a kada prevoze?

Svaka kompanija za selidbe ima svoju razrađenu proceduru za preseljenje poslovnog prostora. Što bolje se upoznate sa njihovim načinom rada to će šanse da bude bilo kakvih neočekivanih iznenađenja koji mogu dovesti do neželjenih odlaganja biti manje.

Česće su selidbe unutar glavnog grada koje se žargonski nazivaju selidbe Beograd koje su manje zahtevne od međunarodnih selidbi.

Komunikacija sa zaposlenima ili kolegama

Odredili ste datum selidbe, imate budžet i sve ste ugovorili sa kompanijom za selidbe. Dakle, sve ide po planu.

Međutim, ukoliko vaši zaposleni ili kolege nisu blagovremeno obavešteni ili ukoliko pak osećaju veliki otpor prema selidbi, može doći do pomeranja rokova, svađa sa zaposlenima, odnosno kolegama, povećanih troškova selidbe i drugih negativnih posledica.

U prirodi ljudi je da osećaju otpor prema promenama. A najbolji način da predupredite probleme koji mogu nastati ukoliko vaši zaposleni ili kolege imaju problema da ih prihvate je da ih saslušajte.

Dozvolite im da izraze svoja osećanja, mišljenja i brige vezane za selidbu.

Kada saslušate svoje zaposlene i kolege i date im priliku da se izraze, stičete njihovo poverenje i poštovanje, što će imati veliki pozitivan uticaj - ne samo na selidbu vaše kompanije, već i na njeno čitavo poslovanje.

Tada možete i da im objasnite zašto je za vašu kompaniju preseljenje važno. Kada budu razumeli zašto je preseljenje neophodno, biće im lakše i da prihvate kako svoj udeo u procesu, tako i činjenicu da će morati da se priviknu na rad na novoj lokaciji.

Dobra ideja je i da ih obavestite o gradskom prevozu koji će putovati do vaše nove adrese, kao i zanimljivih prodajnih objekata i drugih centara u blizini.

(Foto: Gerd Altmann from Pixabay)

Nakon ovog koraka, vodite računa da vaši zaposleni ili kolege dobiju blagovremene informacije o tome šta su njihove obaveze u vezi selidbe i do kada treba da ih ispune.

Ovo se naročito odnosi na zaposlene u magacinu, IT sektoru, hladnjači ili druge koji mogu imati dužnosti u vezi sa selidbom koje su od presudnog značaja za funkcionisanje vaše firme.

Demontaža nameštaja i pakovanje

Jedan od razloga iz kojih je izuzetno važno angažovati proverenu kompaniju za selidbe je pažnja sa kojom će se odnositi prema vašem vlasništvu. Pažljivo rukovanje alatima, vođenje računa da se ne oštete i najsitniji detalji vašeg kancelarijskog nameštaja, a naročito vredna oprema, prioritet su svakoj ozbiljnoj kompaniji ili agenciji za selidbe.

(Foto: Alisa Selidbe)

Selidba

Došao je i dan selidbe. Uzbudljivo zar ne?

Ukoliko ste sve pažljivo isplanirali, i detaljno se dogovorili sa predstavnicima kompanije za selidbe, vaše je da obezbedite dobru atmosferu i da pratite da sve ide po planu.

Takođe, u dogovoru sa nadležnima iz kompanije za selidbe, obezbedite dovoljno parking mesta za kamionski prevoz robe, kancelarijskog nameštaja i ostale opreme vaše kompanije.

Nakon selidbe

Žurka? Što da ne!

Najbrži način da se vaši zaposleni ili kolege, pa i vi sami priviknete na novo okruženje je da organizujete zabavu povodom useljenja i/ili da obezbedite poklončiće (rokovnike, hemijske olovke, torbe, šolje, saksije sa cvećem i sl.) koje će vaše kolege obradovati i doprineti se na novoj lokaciji osećaju dobro i dobrodošlo.

Srećno!