E-računi su karika poslovanja koja je neophodna za ozbiljnu digitalnu transformaciju

(Nenad Solujić) Kod izdavanja elektronskih dokumenata i to ne samo e-računa najveće benefite ima primalac jer time može integrisati i automatizovati svoj proces. Tu je ključna prednost tehničkih rešenja kao što je servis Moj eRačun.

Tema digitalizacije je prošle godine došla u fokus javnosti kroz rad od kuće u doba pandemije, a sada su sve kompanije i zaposleni koji rade od kuće doveli digitalizaciju na viši nivo. Ona danas zahteva i podrazumeva implementaciju velikog dela poslovnih procesa kroz digitalne kanale, a jedan od tih poslovnih procesa za mikro, male i velike firme je i izdavanje e-računa. Srbija je u ovom segmentu u fazi priprema pred primenu Zakona o elektronskom fakturisanju, ali postoje firme koje već neko vreme koriste mogućnost slanja eRačuna u struktuiranoj formi.

Po zakonskoj regulativi - račun posmatramo kao pravno valjanu knjigovodstvenu ispravu koja sadrži standardizovane i strukturirane podatke. Ti podaci su bitni da bi proces razmene elektronskog računa mogao biti automatizovan i optimizovan i da bi firma na kraju nakon implementacije takvog procesa mogla reći da je uštedela resurse i da ima konkretne benefite. Bitan je taj standard, da "pričamo istim jezikom" i da možemo nesmetano razmenjivati e-račune između sebe, objašnjava Nenad Solujić, direktor Docloop d.o.o. provajdera servisa Moj eRačun.

Definicija e-računa kaže da je u pitanju elektronski dokument koji je izdat, prenet i primljen u struktuiranom formatu koji omogućava njegovu dalju računarsku obradu. Po meni je jedino ispravno posmatrati e-račun kao onaj koji je izdat i poslat direktno iz računovodstvenog softvera pošiljaoca i primljen s druge strane u računovodstveni softver primaoca. Pritom primaoci moraju biti svesni da je za taj deo računarske obrade potreban sistem ili alat koji omogućuje da ga uvede u proceduru digitalnog.

Mi kao servis radimo s puno korisnika iz realnog sektora, a imamo i korisnike iz javnog sektora i možemo reći da najveći problem postoji na strani primaoca koji slabo percipiraju što znači taj primljeni račun u digitalnom obliku. Oni su ti koji često taj elektronski račun pretvore opet u papirni i pošalju ga na overu. Tada dobijete e-račun koji je završio u registratoru, što nije suština digitalizacije. Bitna je dubina integracije, bitni su sistemi, tačnije servisi koje korisnici moraju koristiti jer im oni omogućuju digitalni proces rada, napominje Solujić.

Sa istim problemom suočavaju se i druga tržišta u okruženju te Srbija nije izuzetak. Ipak, to se polako menja u susret primeni Zakona o elektronskom fakturisanju. Kod izdavanja elektronskih dokumenata ne samo e-računa najveće benefite ima primalac jer ga može integrisati i automatizovati svoj poslovni proces. Tu je ključna spremnost tehničkih rešenja koja omogućuju automatsko primanje računa kao i automatizaciju poslovanja nakon toga. Prvi korak je razmena, drugi prijem pa arhiviranje, a treći korak, teži i veći, je ta integracija, odnosno automatizacija.

Najveći primalac e-računa od 1. januara 2022. će biti država i tada će sve krenuti. U B2B segmentu, početak primene Zakona je 1. jula 2022. koji će takođe biti u o obavezi slanja i prijema eRačuna, na primer u prodaji gde imate velike dobavljače i lance, oni će imati resurse, ali problem je kada dođe do spoja velikog i malog sveta, kada veliki sarađuju s malim dobavljačima i kada njihovi ograničeni resursi budu uticali na vreme implementacije i prilagođavanja. Sve to polako dolazi na svoje i država je bila sjajan okidač, ali mi je žao da ne ide još brže i bolje jer se ta izgubljena korist ne može nadoknaditi, kaže naš sagovornik. Takođe navodi da je Zakon o elektronskom fakturisanju i razmeni e-računa u javom sektoru pomogao da se priča "pogura", i ako nije bilo lako država i njena regulatorna tela su doneli jasna uputstva i propise. Napominjem da je u zapadnim zemljama digitalizacija počela dosta ranije te su napravili drugačije procese, razvili sistem i dubina integracije im je na višem nivou. Mađarska, Češka i Slovačka već deset godina imaju razvijen sistem e-računa i država je propisala procedure. I u Srbiji je sada propisan specifičan standard prvo za B2G, a odmah zatim i za B2B segment. Tehnologija je danas naprednija, ulaganja u to su pre bila daleko veća i danas je bolje vreme za to, smatra Solujić.

Posrednici imaju razne metode razmene, a ključno je da je danas bez obzira na veličinu subjekta moguće ostvariti, odnosno digitalizovati kompletan lanac nabavke. Kako bi i dalje bilo tako nužna je međusobna komunikacija svih učesnika sistema. uključivanje informacionih posrednika je zapravo pokušaj da vidimo na poslovnom planu, uz državnu regulativu koji su standardi, ciljevi i mogućnosti interoperabilnosti i da pokušamo odogovoriti na praktičan način s ciljem popularizacije i što šire penetracije e-računa u sve segmente privrede. Tehnologija je dostupna, više nije skupa i šteta je to ne koristiti, a mi smo ti koji sprovodimo transformisati. Uvođenje elektronskih računa podrazumeva preslaganje dosadašnjih procesa, zbog toga to i jeste po definiciji digitalna transformacija. Ipak, ni svi mi na području ovih usluga nismo dovoljni da se posvetimo svim firmama u Srbiji koje trebaju takav konsalting, ali se trudimo da svima odgovorimo na zahtev i pomognemo, kaže Nenad.

Solujić objašnjava kako je svakako potrebna dobra komunikacija između centralnog informacionog posrednika sa jedne i informacionih posrednika sa druge strane, a regulacija koja je toku u svakako će ubrzati proces. Iako je velik posao u pitanju, smatram kako je upravo na svima nama da edukujemo javnost I da im pružimo sav potreban konsalting. U praksi se susrećemo sa malim pa čak i srednjim firmama koje se nisu u potpunosti transformirale, a moraju početi razmjenjivati e-račune. Usvajanje i primena Zakona su ubrzali stvari i korisnici su lakše prihvatali sugestije, ali opet i to ide korak po korak.

Pozitivan pomak je to što su velike firme, a sada i javna preduzeća uložila u automatizaciju svojih procesa i implementaciju e-Računa. Upravo oni su ti koji motivišu svoje poslovne partnere a postali su i edukatori. Veliki korisnici, velike firme često posluju i u drugim zemljama i moraju uskladiti usluge s onim što im tamošnji partneri i zakonodavac traže.

Primenom Zakona, prvo u B2G a nakon toga i B2B segment, dolazi do preokreta, javni sektor i velike fime koje poštujuću zakonsku regulativu i digitalno posluju "teraju" male da se prilagode, kako bi ostvarili prednosti i uštede, a skraćenje procesa odobrenja faktura je mnogima jedan od glavnih zadataka, a tvrdim da mikropreduzeća, cena usluge neće odvratiti od korišćenja servisa, konstatuje Solujić.

Računi, nezavisno da li su ili ne papirni ili elektronski, moraju se čuvati, a korisnici imaju izbor ili da sami stvaraju arhive ili zadatak čuvanja arhive poveriti elektronskim servisima. Našim servisom Moj eArhiv brinemo se i za osiguranje sigurnosti tih podataka, od enkripcije, prava pristupa do sigurnosnih kanala razmene podataka, I to sve u skladu sa aktuelnom regulativom u ovoj oblasti. Praksa s korisnicima servisa Moj eRačun pokazuje da gotovo 90% korisnika koji koriste e-račun koriste i e-arhivu.

Najveći benefit za proizvodne kompanije je automatizacija lanca isporuke, a uz to im je sređena i arhiva, sve je u skladu sa zakonima, a uštede su ostvarive na više polja. Pomaci su vidljivi, trendovi su uzlazni i beležimo povećanje broja korisnika i više razmene broja e-računa između poslovnih subjekata. Moj zaključak je da idemo sigurnim korakom, nećemo stagnirati, a dodatna regulacija, propisi i stadardizacija doprinosi brzini implementacije, smatra Nenad.

U B2B segmentu će biti potrebno menjanje procesa kod samih učesnika. Mi razvijamo platformu na kojoj će biti sva digitalna dokumenta koja postoje u papirnom obliku, ali bez promene mindseta nećemo doživeti dan bez papirnih dokumenata. Država može učiniti dosta i do sada je učinila veliki deo posla u procesu digitalizacije samim donošenjem Zakona i njegovom primenom naredne godine kojim će pored poreske kontrole smanjiti i delovanje sive ekonomije.

Ne možemo sve preduzetnike staviti u isti koš, ali vremena se menjaju, dolaze mlađe generacije, žele biti digitalizovane, a sadašnje generacije razmišljaju kako unaprediti svoje procese, gde uštedeti i kako biti konkurentniji. Puno nas posla još čeka, ali zadatak je puno veći nego što sad vidimo i isto je značajan za sve učesnike. Ja očekujem eksponencijalni rast u broju korisnika e-računa i eDokumenata i to je osnova digitalne transformacije, kaže Nenad.

Takav način poslovanja moramo uspostaviti da bi se mogli uopšte baviti ozbiljnom digitalnom transformacijom, od Internet of things pa do veštačke inteligencije, tako da se trenutno trebamo okrenuti novim uslugama koje proizlaze iz e-računa i široj digitalizaciji. Korisnici se moraju i sami informisati i naći optimalna rešenja i da se ne boje tog koraka, ka digitalizaciji, optimizaciji procesa i na kraju samoj uštedi vremena i novca, zaključuje Solujić.

Ako želite sami u praksi da se uverite u prednosti unosa eRačuna putem servisa Moj eRačun, dostupan Vam je besplatan webinar - korišćenje eRačuna.