Konačno ozbiljan pristup biznis proces menadžmentu (Business Process Management)i u Srbiji – Partnerstvo "M&I Systems,Co." iz Novog Sada i internacionalne kompanije "IDS Scheer"

Partnerstvo "M&I Systems,Co." iz Novog Sada i internacionalne kompanije "IDS Scheer" (Software AG) pokazalo je da u Srbiji postoji veliko interesovanje i ogromna potreba za uređenjem i optimizacijom poslovnih procesa - "Business Process Management".

U cilju edukacije tržišta i upoznavanja organizacija sa konkretnom primenom i benefitima koje im "Business Process Management" donosi, "M&I Systems,Co." je u saradnji sa IDS Scheer-om odpočeo program redovnih obuka "Naučite kako da unapredite svoje poslovanje". Na kursevima koji će se održati u "M&I" obrazovnom centru , u trajanju od tri dana, predavači će polaznicima održati teorijsko-metodološku obuku za osnove modelovanja poslovnih procesa i preneće im praktične veštine modelovanja i analize poslovnih procesa sa ARIS Platformom. Svi polaznici kurseva će dobiti sertifikat o završenom kursu i besplatno korišćenje ARIS Arhitect alata u periodu od dva meseca.

Šta je Business Process Management?

Od sredine ‘90-ih upravljanje poslovnim procesima – BPM (Business Process Management) je jedna od najčešće raspravljanih tema, kako u menadžerskim, tako i u IT krugovima. Razlog tome nije trend, što je vrlo često slučaj, već sama priroda BPM-a. Naime, kada su Michael Hammer i James Champy 1993. objavili svoju knjigu "Reengineering the Corporation: A Manifesto for Business Revolution", pobudili su velika očekivanja. Razlog zašto su i knjiga i sama tema naišli na tako plodno tlo i dočekani s tolikim oduševljenjem je zapravo puno jednostavniji – BPM vraća težište na ono što je bitno u svakom poslu – sam posao!

Iz tog razloga je tema BPM-a dovoljno bliska svim privrednim sektorima, svim upravljačkim nivoima firme, svim profilima poslovnih ljudi – da je prihvate i koriste kao teoretski temelj čak i u onim raspravama koje za cilj imaju vrlo praktičan rezultat. Zapravo, upravljati poslovnim procesima ili ne – sasvim je izlišno pitanje. Upravljati firmom, upravljati poslom ne znači ništa drugo već – upravljati poslovnim procesima.

Čak je i pitanje: Da li upravljate poslovnim procesima? – pitanje kojim konsultanti za ovu temu vrlo često otvaraju svoje rasprave s klijentima – jednako suvišno. Naravno da svaka firma upravlja svojim poslovnim procesima – jedino pitanje koje može ponuditi različite odgovore jeste – na koji način. Upravo to pitanje, za sve one koji traže pomoć u kvalitetnijem upravljanju vlastitim poslovnim procesima, otvara najčešću dilemu posljednjih godina – BPM: IT pitanje ili poslovno pitanje? Samo postojanje takve dileme dovelo je do toga da danas na tržištu BPM-a deluje toliko različitih ponuđača da ih je gotovo nemoguće upoređivati tražeći onog ko je "najbolji izbor za naš posao, za naše potrebe".

Naime na istom tržištu, o istoj temi, govore i konsultantske firme koje će BPM predstavljati kao teoretski koncept upravljanja preduzećem, ali i „veliki” IT provajderi koji će takođe govoriti o BPM-u, ali na izvršnom nivou, na nivou izvršenja pojedinih poslovnih procesa podržanih informacionom tehnologijom. Govore li i jedni i drugi o BPM-u? Da, naravno. Isključuje li jedan pristup drugi – NE! Radi se jednostavno o različitim nivoima na kojoj se tema "obrađuje".

Temeljni poslovni model firme je tema BPM-a. Ali isto tako, opis poslovnih procesa firme je tema BPM-a, kao i IT arhitektura. Međusobne veze poslovnog modela, poslovnih procesa i IT arhitekture omogućiće kompaniji fleksibilnost poslovnih procesa – od upravljačkog nivoa, preko izvršenja pa sve do nadzora svakog pojedinog segmenta poslovnog procesa. Sasvim je jasno da je BPM tema koja obrađuje više različitih aspekata poslovanja, ali i da su svi ti aspekti međusobno povezani i da ne funkcionišu jedan bez drugoga. Stoga je razumljivo zašto prof. August-Wilhelm Scheer, jedan od začetnika teorije i prakse BPM-a, samom konceptu BPM-a dodeljuje naziv kameleon – asocirajući na njegovu prilagodljivost svim aspektima, svim nivoima upravljanja firmom.

Govorimo li istim jezikom? Problem koji se često prepoznaje prilikom napora da se sagledaju svi gore navedeni aspekti upravljanja preduzećem je – nepostojanje "zajedničkog jezika" na različitim nivoima firme. Vrlo često poslovni sektor i IT sektor ne razumeju jedni druge. Govore o istoj temi, ali različitim jezikom. Vrlo često to nerazumevanje dovodi do kompromisnih rešenja koja ne zadovoljavaju ni jednu stranu – ni poslovnu, ni IT. Isto tako, često se događa da ulaganja u IT, koja su ponekad vrlo velika, daju dodatnu važnost tom segmentu firme, koji, iz želje da se ulaganje opravda, počinje diktirati način rada. U najvećem broju slučajeva to se pokaže kao promašaj. Informaciona tehnologija, koliko god napredna, složena, sofisticirana bila – mora biti podrška poslovanju.

To je njena temeljna uloga! Podržati poslovanje, učiniti ga produktivnim, pružiti prave podatke u pravom trenutku. Druga krajnost je pridavanje nedovoljne važnosti informacionoj tehnologiji. Funkcija CIO-a (Chief Information Officer) danas sa sobom donosi više izazova nego ikad. Od njega se očekuje standardizacija, smanjenje troškova IT-a, svesrdna podrška poslovanju, dok istovremeno broj različitih, međusobno nepovezanih aplikacija apsolutno nužnih za poslovanje firme – raste iz dana u dan.

Trenutak kad postane jasno koliko je to kritičan segment poslovanja je najčešće i najgori mogući – kad nešto prestane da radi, kad se pojavi problem! Jedini način na koji oba problema mogu postati zapravo prednosti i najbolji pokazatelj kako organizovano i stalno upravljanje poslovnim procesima unapređuje poslovanje je – uvođenje jedinstvene platforme za upravljanje poslovnim procesima, postavka jedinstvenog repozitorija poslovnih procesa. Tako uspostavljen repozitorij poslovnih procesa postaje virtualna kompanija – to je središnje mesto komunikacije svih segmenata preduzeća, svih profila radnika koji na bilo koji način učestvuju u upravljanju pojedinim procesom, grupom procesa, poslovnim područjem ili celom firmom.

Tehnološka platforma, informaciona tehnologija, alat koji će pomoći u izgradnji repozitorija poslovnih procesa u ovom slučaju je apsolutna nužnost. BPM – projekt ili proces? Odabir same platforme za upravljanje poslovnim procesima firme nije lak zadatak. Međutim, ono što će u velikoj meri olakšati taj zadatak je postavljanje temeljnog pitanja – šta zapravo želimo da napravimo? Isplanirati i uspešno okončati projekat? Kupiti nešto dovoljno kvalitetno po najboljoj mogućoj ceni? Pri takvoj odluci treba se vratiti korak natrag. Kako zapravo vidimo BPM? Šta je za nas BPM? Osmisliti i uspostaviti sistem BPM-a može biti projekat. Ali sam BPM sistem sasvim sigurno nije i ne sme se posmatrati kao projekat! Razlog tome je jednostavan – BPM je proces, BPM mora biti stalna aktivnost. Takva stalna aktivnost, nešto što će imati veliki uticaj na budući rad i rezultat firme, mora imati nekakvu metodološku osnovu. Stoga je pri izboru platforme upravo to ključno pitanje – nudi li mi platforma samo mogućnost izrade slike mojih poslovnih procesa ili postoji i nekakva metodologija "usađena" u samu platformu tj. softverski alat?

Kakav je uopšte životni ciklus BPM-a? Platforma koja odgovara na takve zahteve i najčešće je isticana od strane nezavisnih analitičkih kuća kao najbolji alat za modelovanje i analizu poslovnih procesa je – ARIS. Zašto baš ARIS? ARIS je alat koji u svom radu koristi metodologiju opisivanja poslovnih procesa. Dakle, alat je osmišljen na način da omogući uključivanje svih elemenata bitnih za poslovni proces u sam poslovni model – organizacionu strukturu, proizvode/usluge, funkcije, poslovne događaje, IT sektore, podatke, veze među objektima itd. Osim toga ARIS platforma odgovara i na pitanje životnog ciklusa BPM-a.

Naime, pojedini alati dostupni kroz ARIS platformu, podržavaju pojedinu fazu životnog ciklusa BPM-a; u skladu, naravno, s metodologijom i načinom kako IDS Scheer opisuje životni ciklus BPM-a. Platforma dovoljno moćna da vas podrži kroz sve faze životnog ciklusa BPM-a – dakle, od strateškog planiranja poslovnih procesa, preko njihovog dizajna i implementacije do faze kontrolinga – jedini je pravi izbor za sve one koji žele da vlastite poslovne procese i način na koji njima upravljaju, pretvore u svoju konkurentsku prednost. Ono što ARIS čini drugačijim je troslojna arhitektura koja omogućava da repozitorij poslovnih procesa omogući uključivanje svih nivoa firme, ali i svojim razvojem podrži sve, gore navedene, faze životnog sistema BPM-a.

Ponekad se firme bacaju u potragu za alatima koji će im pomoći u, ponekad pomalo trendovski određenim, inicijativama vezanim uz trenutno aktualne teme – npr. SOA (Service Oriented Architecture), EA (Enterprise Architecture), BPA (Business Process Analysis), Performance Management, Risk Management, Compliance itd. Već danas se poslovni procesi "provlače" kroz svaku od navedenih tema. Ne samo da je sasvim jasno da se svaka od navedenih tema na neki način "referiše" na temu BPM-a, već je moguće i zaključiti da je upravo dizajn poslovnih procesa ono što je nužno za kvalitetan pristup svakoj od navedenih tema.