Boško Milosavljević, direktor firme "TotalObserver" - Softver za upravljanje imovinom i održavanjem objekata imperativ modernog poslovanja

(Boško Milosavljević) Novosadska kompanija "TotalObserver" je razvila integrisano rešenja za upravljanje i komercijalizaciju imovine, upravljanje njenim održavanjem, ali za planiranje i upravljanje troškovima koji je prilagodljiv za različite industrije i procese.

U intervjuu za "eKapiju" Boško Milosavljević, direktor firme "TotalObserver" govori o značaju "property" i "facility management"-a u različitim industrijama i procesima, neophodnosti implementacije softvera za upravljanje i održavanjem imovine u kompanijama, kao benefitima koje one ostvaruju njihovim uvođenjem, ali i o iskustvima u radu na domaćem tržištu.

- Kada govorimo o "property" i "facility management"-u, mi generalno govorimo o upravljanju imovinom: objektima, vozilima, mašinama, opremom, zemljom i svim drugim resursima koji se koriste u poslovanju. Oni mogu da kreiraju prihode, a njihovo posedovanje, korišćenje i održavanje generiše rashode. Prihodi se obično odnose na rentu, dok se troškovi odnose na rentu, održavanje i različiti oblici kompenzovanja amortizacije sredstava.

"Property management" se odnosi na finansijske aspekte posedovanja i korišćenja imovine, a "facility management" na tehničke. Finansijski aspekti po svojoj prirodi mogu da budu prihodni i rashodni, a kada govodimo o tehničkim aspektima pre svega se fokusiramo na tehničko održavanje.

Efektivno upravljanje se odnosi na optimizaciju novčanih tokova i aktivnosti, sa ciljem maksimizacije prihoda i minimizacije rashoda. Ako pričamo o softveru i njegovom mestu u ovom procesu, on nam pomaže da automatizujemo sve aktivnosti, da ih standardizujemo i formalizujemo. Namena softvera je da na operativnim nivoima organizuje ljude u dnevnim aktivnostima, a na strateškim da omoguće kvalitetnu analizu efekata imovine i ukažu na neuralgična mesta.

- Efektivno upravljanje imovinom se praktično ne može zamisliti bez upotrebe namenskih softvera za "property" i "facility management". Kompanije koje upravljaju imovinom i žele da to rade efikasnije, za operativne efekte od uvođenja softvera obično postavljaju sledeće ciljeve: automatizacija fakturisanja i praćenja naplate na osnovu ugovora, automatizacija prefakturisanja komunalnih i drugih troškova, na osnovu očitavanja brojila i raspodele, budžetiranje i praćenje troškova, podrška za multivalutni rad koja smanjuje gubitke usled fluktuacije kursa, praćenje naplate i podizanje nivoa naplativosti kroz korišćenje različitih alata, izdrada kompletnog registra imovine, praćenje stanja i generisanje podsetnika za sve važne događaje, automatizacija celokupnog procesa havarijskog održavanja, od prijave preko delegiranja posla, do praćenja realizacije i izveštavanja, automatizacija procesa redovnog održavanja kroz korišćenje kalendara održavanja, listi za proveru, radnih naloga i notifikacija, implementacija procesa planiranja na osnovu predhodnih iskustava.

Operativni benefiti upotrebe softvera se ogledaju u sledećem: formalizacija komunikacije i mogućnost implementacije i standardizacije procesa (fakturisanje, budžetiranje, prefakturisanje troškova, naplata, održavanje, izveštavanje), mogućnost kvalitetne analize bazirane na stvarnim brojevima iz poslovanja (podaci su dostupni u realnom vremenu), "da se ništa ne zaboravi" (softver je tu da podseti sve zaposlene na važne događaje, npr. isticanje ugovora ili garancija, fakturisanje za rentu, redovno održavanje), uvođenje finansijskog i tehničkog planiranja što za posledicu ima bolje korišćenje imovine.

Finansijski benefiti su značajni i ogledaju se u sledećem: maksimizacija prihoda od imovine kroz sveobuhvatno fakturisanje i efikasniju naplatu (valutne klauzule na ugovorima, obračun zatezne kamata, podsetnici i opomene, izveštaji o kašnjenjima i slično), analiza troškova i njihova optimizacija: svaki trošak je alociran na imovinu i kategorisan, i kao takav vidljiv u sistemu i podložan analizi i eventualnoj optimizaciji. Na primer, olakšano je donošenje odluke da se neke aktivnosti outsource-uju na osnovu analize u nekom periodu, optimizacija upotrebe resursa: mali operativni tim može da realizuje mnogo posla (ovde su iskustva više nego dobra jer se automatizacijom ubrzava realizacija posla, a smanjuje mogućnost greške), produženje životnog veka imovine kroz bolje upravljanje održavanjem, donošenje kvalitnijih odluka na osnovu iskustava same organizacije – identifikacija "best practice" na osnovu rezultata prethodnog rada.

Svetska praksa prepoznaje i do 20% ušteda u poslovanju baziranom na korišćenju namenskog softvera za property management, u odnosu na poslovanje bazirano na korišćenje spreadsheet aplikacija. Naša praksa dokazuje ova iskustva, a imamo i primere iz prakse koji su i drastičniji u pozitivnom smislu: efekti nekih organizacija su išli i do 40% uštede.

- Kompanije koje teže boljem i efikasnijem radu, boljoj naplativosti potraživanja od imovine, kvalitetnijoj upotrebi resursa, koje žele da se osavremene i krenu napred, prepoznale su "TotalObserver" kao izvrsnu platformu za svoj rad. Na raspolaganje smo im stavili naše iskustvo, ekspertizu i znanje u različimi oblastima sa ciljem da se sistem dobro pozicionira i da obuhvat rešenja bude optimalan i u saglasju sa očekivanjima menadžmenta. Kroz zajednički rad smo unapredili i automatizovali poslovanje nekoliko desetina kompanija, a rezultati su više nego odlični. Korisnici našeg softvera su top kompanije u zemlji koje koriste imovinu u svom radu u različitim oblastima.

Preduzeće "TotalObserver" nudi rešenja po sistemu "ključ u ruke", a akcenat je na prilagođenju rešenja potrebama svake kompanije ponaosob. U tom pogledu, imamo veliko iskustvo kako u prepoznavanju potreba organizacije, tako i u uvođenju rešenja i obuci korisnika. Na ruku nam ide i poslovni model u kome se softver rentira, a ne kupuje, što za posledicu ima niže troškove i lakši pristup rešenju. Svest o potrebi rešenje za "property" i "facility management" sazreva, a slobodno se može reći da vreme ovih rešenja tek dolazi.

- Sa finansijskog aspekta, to je pre svega imovina koja se rentira ili uzima u rentu jer se od nje i očekuju najveći efekti: poslovni prostori, šoping molovi, lanci prodavnica i slično. Ova imovina je u isto vreme izvor prihoda, ali i izvor troškova i ta dva njena aspekta treba pomiriti i optimizovati u vremenu kroz upotrebu softvera.Dalje, to su sva tehnička sredstva, infrastrukturni i drugi objekti koji se održavaju: fabrike, pogoni, bolnice, javna preduzeća, toplane, vodovodi, distributivni objekti, itd. Ovde je akcenat na uspostavljanju kvalitetnog procesa preventivnog i havarijskog održavanja kroz softver, sa mogućnošću prepoznavanja svakog troška i njegovo vezivanja za konkretan objekat ili uređaj.

Za softver su sve više zainteresovani i korisnici imovine u finansijskom sektoru, za potrebe povećanja efektivnosti rada u filijalama, uz optimalno održavanje i snižavanje operativnih troškova. Pojedine opštine, motivisane potrebom da maksimizuju prihod od imovine koja je u njihovo vlasništvu, počele su da se interesuju za ova rešenja. Na to ih tera i postojeća zakonska regulativa koja je na ovaj nivo lokalne vlasti prenela upravljanje imovinom i sve efekte toga. Ovde se tek može očekivati veće interesovanje i značajniji efekti.

- Firma "TotalObserver" se već 8 godina bavi uvođenjem i licenciranjem rešenja za "property" i "facility management". Korisnici rešenja su iz više industrija, među kojima najviše ima iz sledećih oblasti: poslovne zgrade i objekti, šoping i retail objekti, proizvodni i distributivni objekti, bolnice i klinički centri, preduzeća koja se bave usluga tehničkog održavanja i čišćenja, rezidencijalna naselja i korisnici imovine iz finansijskog sektora.

TotalObserver su licencirale naše najveće kompanije u oblasti upravljanja imovinom: "AirportCity Beograd", "Delta Real Estate", "Confluence" (za upravljanje imovinom "Mercator"), Raiffeisen banka, "DDOR Novi Sad", "Novaston", "Plaza Kragujevac", preduzeća iz sastava EPS: "Elektrovojvodina" i "Panonske Termoelektrane - Toplane", "Novosadska Toplana", Klinički Centar Vojvodine, Klinički Centar Crne Gore, "West65", "Belville", "Soravia" ("Stari Mlin" i "New Mill"), "AVIV Arlon" i mnogi drugi.

Sve više upita imamo u regionu centralne i jugoistočne Evrope, kao i Azije, gde krećemo sa realizacijom različitih projekata upravljanja imovinom sa lokalnim partnerima. Rezultati su više nego dobri: uspeli smo da svetsku praksu u pogledu automatizacije poslovnih procesa, standardizacije održavanja i podizanja efektivnosti imovine implementiramo zajedno sa našim korisnicima.

- Upravljanje imovinom u složenim poslovno-tehničkim uslovima zahteva implementaciju i korišćenje naprednih alata koji treba da obezbede sa jedne strane automatizaciju svih procesa koji su obuhvaćeni, a sa druge strane da podacima hrane srednji i viši menadžment.

Softverska rešenja poput "TotalObserver"-a, kao i implementacija iskustava i svetske prakse treba da bude imperativ rada svih koji se bave imovinom sa aspekta "property" i "facility management"-a. Jačanje svesti o potrebi da se imovina tretirati kao resurs koji zahteva organizovanu brigu, a da se pravi efekti mogu očekivati jedino kroz optimalnu upotrebu resursa je najveći izazov.

Kompletan sadržaj Tematskog biltena "Poslovni softver - radnik budućnosti" možete pročitati OVDE.